Khai báo khách hàng

Mục đích: Hướng dẫn quản lý danh sách khách hàng để phục vụ cho việc lập và hạch toán các chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động bán hàng.
Nội dung:

• Quản lý và khai báo thông tin khách hàng
• Hướng dẫn thêm mới, sửa đổi, ngừng theo dõi khách hàng
• Lưu ý khi khai báo thông tin khách hàng

Phạm vi áp dụng: Nhân viên kế toán, quản lý bán hàng, nhân viên phụ trách khách hàng.

Bước 1. Vào menu Danh mục > Đối tượng > Khách hàng.

Bước 2. Nhấn Thêm.

Bước 3. Khai báo thông tin khách hàng

• Tab Thông tin chung: khai báo các thông tin chi tiết về khách hàng.
  • Lựa chọn khách hàng cần khai báo là Tổ chức hoặc Cá nhân.
  • Tích chọn Nhà cung cấp nếu đối tượng khai báo vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp. Khi đó, thông tin đối tượng sau khi cất giữ sẽ được chương trình tự động lưu trên cả danh sách khách hàng lẫn danh sách nhà cung cấp.
  • Nhập Mã số thuế của khách hàng, sau đó nhấn Lấy thông tin. Nếu có mạng internet, chương trình sẽ tự động lấy lên Tên khách hàng và Địa chỉ theo dữ liệu của cơ quan thuế (hoặc có thể tự khai báo các thông tin này nếu muốn).
  • Khai báo các thông tin chi tiết khác về khách hàng. Bắt buộc phải khai báo các thông tin có ký hiệu (*).

• Tab Khác: khai báo thông tin phục vụ cho việc liên hệ khách hàng.

Lưu ý: Trong nhóm Thông tin người nhận hóa đơn, kế toán có thể thiết lập thông tin người nhận hóa đơn và email người nhận để khi gửi hóa đơn sẽ gửi theo thông tin này, giúp cho việc gửi hóa đơn được gửi đến đúng người nhận.

Bước 4. Nhấn Cất.

• Nhấn Sửa nếu muốn thay đổi lại thông tin khách hàng đã khai báo.
• Với các khách hàng không có nhu cầu theo dõi nữa, sử dụng chức năng Sửa, sau đó tích chọn Ngừng theo dõi.
• Với đơn vị giao khách hàng cho một nhân viên kinh doanh phụ trách quản lý, ghi nhận doanh số bán cho nhân viên kinh doanh, nên khai báo luôn thông tin Nhân viên bán hàng. Khi lập chứng từ bán hàng, phiếu xuất kho bán hàng, phần mềm sẽ tự động lấy thông tin nhân viên bán hàng theo khách hàng đó, giúp kế toán không phải nhập lại.