Làm thế nào khi không chọn được tài khoản trên chứng từ?

Mục đích: Hướng dẫn xử lý khi không tìm thấy tài khoản để hạch toán trên chứng từ hoặc phần mềm cảnh báo tài khoản không hợp lệ.

Biểu hiện:

• Các tài khoản đã khai báo trong danh mục hệ thống tài khoản nhưng không tìm thấy khi lập chứng từ.
• Khi nhập tài khoản trên chứng từ, ô tài khoản cảnh báo đỏ.
  
• Khi cất chứng từ xuất hiện cảnh báo:
  

Nội dung:

• Nguyên nhân gây ra lỗi
• Các giải pháp xử lý

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị dữ liệu, người dùng lập chứng từ.

Nguyên nhân:

• Chương trình thiết lập hệ thống tài khoản ngầm định cho từng loại chứng từ, không cho phép hạch toán các tài khoản ngoài danh sách ngầm định.
• Tài khoản hạch toán là tài khoản tổng hợp (ví dụ: TK 511, chỉ tổng hợp số liệu của các tiết khoản như TK 5111, TK 5112), không cho phép hạch toán trực tiếp mà chỉ được hạch toán vào tài khoản chi tiết nhất.

Cách xử lý: Thực hiện theo 1 trong 2 cách sau.

2.1 Thiết lập cho phép chọn tất cả tài khoản khi lập chứng từ Bước 1: Vào menu Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn riêng. Bước 2: Bỏ tích chọn Hạn chế tài khoản khi nhập chứng từ. Khi đó tất cả các tài khoản trong danh mục hệ thống tài khoản đều có thể sử dụng để hạch toán trên chứng từ. 2.2 Thêm tài khoản vào danh mục tài khoản ngầm định của chứng từ Bước 1: Vào menu Danh mục\Tài khoản\Tài khoản ngầm định, chọn loại chứng từ cần sửa tài khoản ngầm định. Bước 2: Thiết lập thêm tài khoản ngầm định cho chứng từ đã chọn. Bước 3: Mở lại chứng từ để hạch toán tài khoản vừa thêm.

 

Lưu ý: Nếu đã thực hiện theo 1 trong 2 cách trên mà chương trình vẫn cảnh báo “Tài khoản chưa có trong danh mục tài khoản ngầm định“, cần kiểm tra xem tài khoản hạch toán có phải là tài khoản tổng hợp không. Nếu có (ví dụ: TK511) thì phải chọn lại tài khoản hạch toán vào tài khoản chi tiết (ví dụ: TK5111 hoặc TK5112).