Lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử sai sót

Mục đích: Hướng dẫn lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử như mã số thuế người mua, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng.

Nội dung:

• Điều kiện và lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh
• Các bước lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh
• Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điều chỉnh

Phạm vi áp dụng: Dành cho các đơn vị phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA.

• Chức năng Phát hành HĐ điện tử cho hóa đơn điều chỉnh chỉ có thể thực hiện được khi có kết nối Internet.
• Kế toán phải được phân quyền trên phân hệ Nghiệp vụ/Bán hàng/Xuất hóa đơn trên chi nhánh và sổ đang làm việc thì mới có thể thực hiện được chức năng này. Xem hướng dẫn phân quyền tại đây.
• Trên Hệ thống\Tùy chọn\Hóa đơn, tích chọn Sử dụng HĐĐT theo NĐ 70/2025/NĐ-CP, NĐ 123/2020/NĐ-CP, thông tư 78/2021/TT-BTC

2.1 Người bán lập biên bản điều chỉnh với người mua về hóa đơn sai sót

• Nếu người mua là Tổ chức: Người bán và người mua lập biên bản điều chỉnh ghi rõ nội dung sai.
• Nếu người mua là Cá nhân: Người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán.
• Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh tại đây

Lưu ý: Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình đầy đủ nếu Cơ quan thuế yêu cầu.

2.2 Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai sót

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng, tại tab Xuất hóa đơn. Chọn Hóa đơn điều chỉnh

Bước 2: Chọn loại hóa đơn Điều chỉnh giá trị hoặc Điều chỉnh thông tin

Bước 3: Trên giao diện Hóa đơn điều chỉnh, nhấn vào biểu tượng kính lúp để chọn hóa đơn được điều chỉnh

Bước 4: Thiết lập điều kiện tìm hóa đơn và nhấn Lấy dữ liệu, chọn hóa đơn muốn điều chỉnh

Bước 5:  Có thể tích chọn Kế thừa thông tin từ hóa đơn bị điều chỉnh: Chương trình tự động chuyển dữ liệu thông tin từ hóa đơn bị điều chỉnh sang hóa đơn điều chỉnh.

• • HĐ điều chỉnh thông tin: Kế thừa toàn bộ thông tin chung trên hóa đơn (Đối tượng, địa chỉ, mã số thuế,…)
  • HĐ điều chỉnh giá trị: Kế thừa toàn bộ thông tin chung và chi tiết hàng tiền.

Bước 6: Nhấn Đồng ý.

Lưu ý: Kế toán có thể chọn nhanh hóa đơn bằng cách nhấn vào biểu tượng mũi tên ⏷.

Bước 7: Nhập Lý do điều chỉnh hóa đơn.

Bước 8: Khai báo thông tin cần điều chỉnh: Thông tin, số liệu nào sai thì điều chỉnh lại thông tin số liệu đó (Nhập số âm nếu điều chỉnh giảm giá trị). Tham khảo thêm cách ghi thông tin trên hóa đơn điều chỉnh Tại đây.

Lưu ý: Phần mềm tự động tính toán lại số tiền của tất cả các dòng hàng theo công thức của chương trình. Nếu người dùng muốn tự nhập số liệu, bỏ tích chọn Tự động tính toán số tiền theo công thức.

Bước 9: Nhấn Cất.

Bước 10: Nhấn Phát hành hóa đơn điện tử, việc phát hành hóa đơn điều chỉnh tương tự như phát hành hóa đơn điện tử thông thường. Tham khảo cách phát hành hóa đơn điện tử tại đây.

• Tham khảo hướng dẫn tại đây để hóa đơn điều chỉnh sau khi phát hành không bị CQT trả về mã lỗi 20001 – Nội dung: “Thuế suất/Thành tiền không được bỏ trống khi tính chất khác ghi chú/diễn giải.”
• Khi người dùng chọn hóa đơn cần điều chỉnh, nếu hóa đơn chưa được gửi cho người mua thông qua tính năng gửi hóa đơn trên MISA SME, phần mềm sẽ gửi thông báo:

• • Nhấn No: Đóng thông báo. Thực hiện gửi hóa đơn cho người mua trước khi tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh. (Theo Nghị định 123, hóa đơn chưa gửi người mua, khi phát hiện sai sót, người bán cần hủy và lập hóa đơn thay thế).
  • Nhấn Yes: Nếu người dùng xác nhận hóa đơn này đã được gửi cho người mua (Thông qua các ứng dụng liên lạc khác)
• Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, trạng thái của hóa đơn sẽ là HĐ điều chỉnh trên danh sách Xuất hóa đơn và danh sách Hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn điều chỉnh khi in ra sẽ có thêm thông tin Điều chỉnh cho hóa đơn số … và lý do điều chỉnh.
• Chương trình cho phép tùy chỉnh cách đọc bằng chữ trên hóa đơn điều chỉnh trong menu Hệ thống\Tùy chọn\Hóa đơn.
• Đối với hóa đơn điều chỉnh giá trị, kế toán cần phải thực hiện lập chứng từ để hạch toán các bút toán tương ứng với thông tin cần điều chỉnh như: hạch toán tăng, giảm doanh thu, giá vốn…