Thay thế hóa đơn không mã – Đã gửi CQT theo BTH – Chưa gửi người mua – Sai MST, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

Mục đích: Bài viết giúp Anh/Chị nắm tổng quan quy trình thay thế hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế, đã gửi CQT theo bảng tổng hợp (BTH) nhưng chưa gửi người mua, khi phát hiện sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Nội dung bài viết gồm:

• Điều kiện và các trường hợp hóa đơn không mã cần thay thế
• Yêu cầu gửi hóa đơn sai cho người mua và lập văn bản thỏa thuận trước khi thay thế
• Các bước thực hiện thay thế hóa đơn trên phần mềm MISA SME
• Hướng dẫn lập bảng tổng hợp kỳ phát hiện sai sót để gửi dữ liệu hóa đơn thay thế đến CQT
• Lưu ý về việc thay thế hóa đơn nhiều lần và không gửi thông báo mẫu số 04/SS-HĐĐT

Phạm vi áp dụng: Kế toán, Quản trị hệ thống, Doanh nghiệp sử dụng MISA SME

Trường hợp áp dụng: Phát hiện hóa đơn lập sai là hóa đơn điện tử mới hoặc hóa đơn thay thế không có mã của Cơ quan Thuế, đã gửi CQT theo bảng tổng hợp, chưa gửi cho người mua có sai sót về:

• Mã số thuế người mua
• Số tiền ghi trên hoá đơn
• Thuế suất, tiền thuế
• Hàng hoá ghi trên hoá đơn không đúng quy cách, chất lượng…

2.1 Gửi hóa đơn đã lập sai đến người mua

2.2 Lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế

2.3 Lập hóa đơn thay thế

Bước 1: Trên phân hệ Bán hàng, tab Xuất hóa đơn, chọn chức năng Lập hóa đơn thay thế:

Bước 2: Lựa chọn loại hóa đơn cần thay thế và thiết lập khoảng thời gian tìm kiếm hóa đơn sai sót. Nhấn Lấy dữ liệu:

Bước 3: Chương trình hiển thị danh sách hóa đơn sai sót thỏa mãn các điều kiện đã thiết lập:

Bước 4: Lựa chọn hóa đơn không mã cần thay thế:

Bước 5: Nhấn Đồng ý, chương trình hiển thị cảnh báo:

• • Sau khi lập hóa đơn thay thế, chương trình sẽ tách hóa đơn này khỏi chứng từ bán hàng, người dùng không thể khôi phục lại như ban đầu.
  • Đồng thời sinh hóa đơn thay thế lập kèm chứng từ bán hàng vừa tách. Người dùng có thể sửa chứng từ bán hàng này trước khi phát hành hóa đơn thay thế.

• Nhấn Có, chương trình sẽ tự động sinh hóa đơn thay thế lập kèm với chứng từ bán hàng. Lúc này, người dùng cần thực hiện sửa lại thông tin trên chứng từ bán hàng và thực hiện phát hành hóa đơn điện tử mới:

2.4  Lập bảng tổng hợp của kỳ phát hiện sai sót để gửi dữ liệu hóa đơn thay thế đến CQT

• Nếu có sai sót cần thay thế hóa đơn từ lần thứ 2 trở đi, vui lòng lập hóa đơn thay thế mới cho hóa đơn thay thế bị sai sót.
• Không gửi thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai mẫu số 04/SS-HĐĐT.