Tôi nhận được hóa đơn đầu vào là Hóa đơn thay thế thì Hạch toán và Kê khai như thế nào?

Bước 1: Mở Chứng từ mua hàng của Hóa đơn gốc, nhấn Bỏ ghi/ Sửa, chọn mục “Không kèm hóa đơn”/ Sửa lại số tiền đúng với hóa đơn thay thế/ nhấn Cất.

Bước 2: Căn cứ vào thời điểm nhận Hóa đơn thay thế, vào phân hệ Mua hàng, tại Tab “Nhận hóa đơn” để khai báo thông tin của Hóa đơn thay thế, xem hướng dẫn tại đây

Nợ TK 1331 / Có TK 11x, 331

Bước 1: Hóa đơn đầu vào (gốc) giữ nguyên.

Bước 2: Hạch toán hóa đơn thay thế.

Hạch toán tiền thuế GTGT của Hóa đơn thay thế (chỉ khai báo thông tin hóa đơn tab Kê khai do giá trị tiền thuế sẽ hạch toán ở Bước 3 khi lập tờ khai bổ sung)

• Vào Tổng hợp/ Chứng từ NVK/ Thêm
• Tab Hạch toán: hạch toán Nợ TK 1331 / Có TK 111, 112, 331, Số tiền =0.
• Tab Kê khai hoá đơn: nhập các thông tin của Hoá đơn thay thế (Giá trị, % thuế, Tiền thuế, TK thuế, Ngày HĐ, Số HĐ,…).
• Khi Cất chứng từ báo “Số tiền thuế hạch toán GTGT là 0 không khớp với tiền thuế GTGT kê khai ở mục Thuế…Bạn có muốn cất chứng từ này không?” thì bỏ qua cảnh báo nhấn “Có” để Cất chứng từ.

Hạch toán phần chênh lệch của số lượng, đơn giá, thành tiền Hóa đơn thay thế so với Hóa đơn gốc (do giữ nguyên hóa đơn gốc ở Bước 1)

• Nếu hóa đơn thay thế TĂNG số lượng, đơn giá, thành tiền so với Hóa đơn gốc.

• • Nếu Hàng vẫn còn tồn trong kho: hạch toán tăng thêm Giá trị tồn kho: Vào Chứng từ mua hàng qua kho chọn Không kèm hóa đơn (do đã hạch toán tiền thuế), hạch toán số chênh lệch với Hóa đơn gốc.
  • Nếu Hàng đã bán hết: hạch toán tăng Giá vốn hàng bán:
    Vào Chứng từ nghiệp vụ khác, hạch toán số chênh lệch với Hóa đơn gốc: Nợ TK632/ Có TK 331, 11x
• Nếu hóa đơn thay thế GIẢM số lượng, đơn giá, thành tiền so với Hóa đơn gốc.
  • Nếu Hàng vẫn còn tồn trong kho: hạch toán giảm Giá trị tồn kho
    Vào Chứng từ Trả lại hàng mua chọn Không có hóa đơn (do đã hạch toán tiền thuế), hạch toán số chênh lệch với Hóa đơn gốc.
  • Nếu Hàng đã bán hết: hạch toán giảm Giá vốn hàng bán
    Vào Chứng từ nghiệp vụ khác, hạch toán số chênh lệch với Hóa đơn gốc: Nợ TK331, 11x/ Có TK 632.
    
    

Bước 3: Lập Tờ khai bổ sung thuế GTGT cho kỳ có hóa đơn đã bị thay thế và Hạch toán tiền thuế chênh lệch giữa hóa đơn thay thế và hóa đơn gốc (hóa đơn đã bị thay thế)

Sau khi cất Tờ khai bổ sung sẽ có nút Hạch toán ĐC, để hạch toán điều chỉnh tiền thuế GTGT là số chênh lệch giữa hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế.

Kê khai hóa đơn thay thế vào tờ khai lần đầu của kỳ hóa đơn bị thay thế

Cách kê khai như sau:

• Nếu Hóa đơn thay thế cùng kỳ với hóa đơn gốc (Hóa đơn bị bị thay thế) => Khi lập tờ khai lần đầu của kỳ bị thay thế, chương trình sẽ tự kê hóa đơn thay thế lên
• Nếu Hóa đơn thay thế không cùng kỳ với hóa đơn gốc (Hóa đơn bị thay thế) =>Khi lập tờ khai thuế lần đầu của kỳ bị thay thế, chương trình sẽ không tự kê hóa đơn thay thế lên, người dùng cần chọn thêm. Xem hướng dẫn tại đây.

Bạn lập tờ khai bổ sung cho kỳ phát sinh Hóa đơn gốc ( Hóa đơn đã bị thay thế).

Ví dụ: Quý I/2025 nhận Hóa đơn mua vào số 01. Quý III/2025 Nhận được hóa đơn số 08 là hóa đơn thay thế cho hóa đơn mua vào số 01.

Bước 1: Lập tờ khai bổ sung Quý I/2025.

Trên tờ khai bổ sung, sửa theo nguyên tắc Sai ở chỉ tiêu nào thì sửa số liệu đúng ở chỉ tiêu đó.

• Tại các chỉ tiêu số [23] [24] [25]: gõ lại số tiền đúng (lấy số tiền trên tờ khai lần đầu trừ đi hóa đơn bị thay thế 01 và cộng theo số tiền của hóa đơn thay thế số 08)

Bước 2: Nhấn Tổng hợp KHBS. Chương trình tự động tổng hợp số liệu điều chỉnh trên Bản giải trình khai bổ sung, điều chỉnh/ nhấn Cất.

Bước 3: Kiểm tra trường hợp lập tờ khai bổ sung làm tăng/giảm số thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ chuyển kỳ sau thì nhấn Hạch toán ĐC. Chương trình sẽ sinh ra chứng từ Điều chỉnh thuế GTGT.

Tham khảo hướng dẫn lập tờ khai bổ sung trên phần mềm tại đây.

Lưu ý: Xem hướng dẫn xử lý kết quả sau khi khai bổ sung tại đây.