Làm thế nào để nhập khẩu các Danh mục, Số dư, Chứng từ từ file excel vào phần mềm?

• Bước 1: Chọn loại dữ liệu là Danh mục hoặc Số dư hoặc Chứng từ
• Bước 2: Chọn chi tiết của Danh mục/Số dư/Chứng từ cần nhập khẩu. (VD: danh mục Khách hàng)
• Bước 3: Đường dẫn đến tệp dữ liệu: Chọn tệp excel cần nhập khẩu bằng cách nhấn vào biểu tượng
  • Lưu ý: sau khi chọn tệp excel cần nhập khẩu thì tại mục Chọn sheet chứa dữ liệu cần đảm bảo đã chọn đúng sheet trên file excel mà không được để trống vì sẽ gặp lỗi báo: Sheet chứa dữ liệu không được bỏ trống

Lưu ý: Tệp dữ liệu nhập khẩu có thể là tệp dữ liệu bằng excel có sẵn của Doanh nghiệp hoặc có thể nhấn Tải tệp dữ liệu mẫu… để lấy tệp mẫu của chương trình. Sau đó sao chép các cột dữ liệu trên Tệp có sẵn vào các cột tương ứng của Tệp mẫu nhập khẩu.

• Bước 4: Chọn hình thức nhập khẩu:
  • Nhập khẩu Thêm mới: Sử dụng hình thức này nếu danh mục/số dư/chứng từ trên file excel nhập khẩu chưa tồn tại trên phần mềm, chương trình sẽ thêm mới các danh mục/số dư/chứng từ trên file excel vào phần mềm
  • Nhập khẩu Cập nhật: Sử dụng hình thức này nếu muốn nhập khẩu lại để bổ sung thêm thông tin hoặc điều chỉnh lại giá trị đã nhập khẩu trước đó, chức năng nay không hỗ trợ cập nhật lại các thông tin liên quan đến mã như mã hàng, mã đối tượng, mã khách hàng, mã nhà cung cấp,…(chương trình sẽ không xóa các thông tin đã có trên phần mềm mà không có trên file excel nhập khẩu lại).
  • Nhập khẩu Ghi đè: Sử dụng hình thức này nếu muốn xóa toàn bộ thông tin đã nhập khẩu để nhập khẩu lại theo file excel mới. Hình thức này không áp dụng cho loại Chứng từ và Danh mục.
  • Lưu ý khi thực hiện nhập khẩu chứng từ thì phần mềm sẽ mặc định hình thức là thêm mới và chưa hỗ trợ hình thức Cập nhật hoặc Ghi đè. để thực hiện cập nhật lại chứng từ đã nhập khẩu excel thì phải thực hiện xóa chứng từ đã nhập khẩu trước đó nhập khẩu thêm mới lại
• Bước 5: Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước Ghép dữ liệu.

Lưu ý: Hiện tại phần mềm đáp ứng nhập khẩu excel các loại dữ liệu sau:

• Danh mục: Nhóm khách hàng, nhà cung cấp, Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Nhóm vật tư, hàng hóa, Vật tư hàng hóa, Đối tượng THCP, Công trình, Mã thống kê, Cơ cấu tổ chức, Kho, Khoản mục chi phí, Mục thu/chi.
• Số dư: Số dư tài khoản, Số dư tài khoản ngân hàng, Công nợ khách hàng, Công nợ nhà cung cấp, Công nợ nhân viên, Tồn kho vật tư, hàng hóa, Chi phí dở dang theo ĐT tập hợp CP, Chi phí dở dang theo công trình, Chi phí dở dang theo đơn đặt hàng, Chi phí dở dang theo hợp đồng bán, Khai báo tài sản cố định đầu kỳ, Khai báo CCDC đầu kỳ, Doanh thu nhận trước đầu kỳ, Chi phí trả trước đầu kỳ.
• Chứng từ: Phiếu thu, Phiếu chi, Thu tiền gửi, Chi tiền gửi, Chuyển tiền nội bộ, Hợp đồng tín dụng, Khế ước vay, Khế ước vay đầu kỳ, Đơn mua hàng, Hợp đồng mua hàng, Mua hàng qua kho, Mua hàng không qua kho, Mua hàng nhiều hóa đơn qua kho, Mua hàng nhiều hóa đơn không qua kho, Mua dịch vụ, Hàng mua trả lại qua kho, Hàng mua trả lại không qua kho, Hàng mua giảm giá, Báo giá, Đơn đặt hàng, Bán hàng, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, Hàng bán trả lại, Hàng bán giảm giá, Doanh thu nhận trước đầu kỳ, Doanh thu nhận trước, Nhập kho, Chuyển kho, Xuất kho, Lệnh sản xuất, Lắp ráp, tháo dỡ, Ghi tăng CCDC, Ghi tăng TSCĐ, Chứng từ khấu trừ thuế TNCN, Định mức nguyên vật liệu công trình, Định mức giá thành thành phẩm, Định mức phân bổ theo đối tượng THCP, Định mức phân bổ theo công trình, Chứng từ NVK, Chứng từ quyết toán tạm ứng, Chi phí trả trước đầu kỳ, Chi phí trả trước, Hợp đồng bán, Nhập khẩu mã quy cách cho chứng từ nhập kho, Nhập khẩu mã quy cách cho chứng từ bán hàng, xuất khẩu, Nhập khẩu mã quy cách cho chứng từ Chuyển kho.

Bước 1: Thực hiện ghép tên của Cột trên phần mềm tương ứng với tên của Cột trên tệp dữ liệu. Trong đó:

• Cột trên phần mềm: tức là các loại thông tin mà phần mềm MISA cho phép nhập khẩu.Cột trên tệp dữ liệu: tức là tiêu đề cột trên file Excel.
• Hệ thống đã mặc định tự động ghép những cột mà có thể nhận dạng được.
• Với những mục còn trống ở Cột trên tệp dữ liệu, kế toán tự chọn lên để ghép cột.

Lưu ý:

• 1. Với các cột được tích chọn Bắt buộc, kế toán bắt buộc phải ghép cột trên phần mềm với cột trên tệp dữ liệu cần nhập khẩu. Nếu không ghép thì sẽ không thực hiện được bước tiếp theo. => Hệ thống cho phép kế toán chọn thêm các cột bắt buộc phải ghép.
• 2. Với các cột không có nhu cầu cần nhập khẩu, kế toán có thể sử dụng chức năng Ẩn/hiện thông tin để giảm bớt các cột cần ghép.

Bước 2: Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước Kiểm tra dữ liệu.

• Bước này, chương trình sẽ thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu trên tệp nhập khẩu.
• Sau khi chương trình kiểm tra xong, lọc trên cột Tình trạng, nếu có cột dữ liệu không hợp lệ thì nhấn nút Sửa lại tệp dữ liệu… để mở tệp dữ liệu nhập khẩu, căn cứ vào lý do không hợp lệ trên từng dòng không hợp lệ để sửa lại hoặc nhấn Xuất khẩu để xuất ra excel kết quả kiểm tra dữ liệu nhập khẩu, giúp đối chiếu nhanh và nhiều dữ liệu hơn.
• Trường hợp nhập khẩu báo không thành công, có các dòng không hợp lệ: xem hướng dẫn xử lý các nguyên nhân Tại đây.
• Sau khi cất tệp dữ liệu nhập khẩu đã sửa, nhấn Kiểm tra lại dữ liệu…, chương trình sẽ thực hiện kiểm tra lại tính hợp lệ của dữ liệu nhập khẩu.
• Nhấn Thực hiện, chương trình sẽ thực hiện nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm và thông báo kết quả nhập khẩu.

• Chương trình sẽ báo kết quả số dòng nhập khẩu thành công hoặc không thành công (nếu có).
• Nếu có dòng Không thành công:
  • Nhấn nút “Tải về dữ liệu nhập khẩu không thành công” để tải file excel Dữ liệu lỗi.
  • Mở file Excel vừa tải về, kéo đến cột cuối cùng và xem nguyên nhân tại cột “Thông tin kỹ thuật“

• Nhấn Nhập khẩu tiếp để tiếp tục với các dữ liệu khác, hoặc nhấn Đóng để kết thúc nhập khẩu.