Xóa hóa đơn và lập hóa đơn thay thế

Hoặc nếu đã Lập biên bản hủy hóa đơn điện tử thì vào tab Xóa hóa đơn, nhấn Lập CT xóa HĐ trên dòng biên bản hủy tương ứng.

2. Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn.

• Thông tin chung: khai báo thông tin về Ngày xoá hoá đơn, Số thứ tự ghi nhận việc xoá hoá đơn và lý do xóa hóa đơn.
• Biên bản thỏa thuận: khai báo thông tin về ngày và số của biên bản thỏa thuận xóa hóa đơn đã được lập.

Lưu ý: Có thế nhấn vào biểu tượng … để đính kèm biên bản thỏa thuận.

• Hoá đơn xoá: khai các thông tin về hoá đơn bị xoá:
  • Nhấn vào biểu tượng …
  • Thiết lập thời gian để tìm kiếm, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
  • Chọn hoá đơn cần xóa, nhấn Đồng ý.

Lưu ý: Nếu không tìm thấy hóa đơn muốn xóa thì xem hướng dẫn tại đây.

3. Nhấn Cất và nhấn Yes trên câu thông báo.

4. Để chương trình tự động thông báo cho khách hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ thực hiện như sau:

• Nhấn Gửi thông báo cho KH.

Hoặc có thể gửi thông báo sau bằng cách vào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Xóa hóa đơn, chọn chứng từ xóa hóa đơn, nhấn chuột phải và chọn Gửi thông báo xóa.

Lưu ý: Có thể thiết lập nội dung email Gửi thông báo xóa hóa đơn cho khách hàng theo nhu cầu. Xem hướng dẫn tại đây.

• Tên người nhận và Email: Lấy theo Thông tin người nhận hóa đơn nếu Khách hàng/Nhà cung cấp là Tổ chức và lấy thông tin của đối tượng nếu là Cá nhân (được khai báo tại menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng hoặc menu Danh mục\Đối tượng\Nhà cung cấp), tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).

Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin xóa hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;“

• Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động gửi email thông báo về việc xóa hóa đơn cho khách hàng.

Lưu ý:

• • • Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ

• • • Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ được cập nhật trạng thái thành: HĐ xóa bỏ trên các danh sách:
      • Phân hệ Bán hàng\tab Xuất hóa đơn
      • Phân hệ Kho\tab Chuyển kho
      • Phân hệ Hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Hóa đơn bị xóa bỏ là hóa đơn đi kèm với một trong số các loại chứng từ sau: Chứng từ bán hàng, chứng từ giảm giá hàng bán, chứng từ trả lại hàng mua: sau khi xóa hóa đơn chương trình sẽ tự động sinh hóa đơn thay thế lập kèm với chứng từ gốc. Kế toán cần sửa lại chứng từ cho đúng và phát hành lại hóa đơn điện tử.

Ví dụ: Trường hợp lập kèm với chứng từ bán hàng:

1. Vào phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng.

2. Chọn chứng từ bán hàng cần sửa và phát hành lại HĐĐT. Nhấn Xem (hoặc nhấn đúp chuột vào chứng từ).

3. Nhấn Bỏ ghi, sau đó nhấn Sửa và sửa lại thông tin sai trên chứng từ bán hàng.

4. Nhấn Cất.

5. Nhấn Phát hành HĐ điện tử và thực hiện các bước phát hành hóa đơn điện tử.

Lưu ý:

• • • Trên tab Khác của chứng từ bán hàng sẽ hiển thị thông tin thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.

• • • Hóa đơn thay thế khi in ra sẽ có thêm thông tin Hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.

Trường hợp 2: Hóa đơn bị xóa bỏ là chứng từ chuyển kho nội bộ, gửi bán đại lý, xuất hàng cho chi nhánh khác hoặc là hóa đơn độc lập. Với trường hợp này, Kế toán cần lập chứng từ hoặc hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.

Ví dụ: Lập hóa đơn độc lập thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ

1. Vào phân hệ Bán hàng, chọn Hóa đơn.

2. Khai báo các thông tin của hóa đơn.

• • • Tại tab Khác: tích chọn ô Thay thế cho hóa đơn.
    • Nhấn vào biểu tượng kính lúp

• • • Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn đã bị xóa bỏ cần thay thế, nhấn Lấy dữ liệu.
    • Chọn hóa đơn trên danh sách và nhấn Đồng ý.

3. Nhấn Cất.

4. Nhấn Phát hành HĐ điện tử và thực hiện các bước phát hành hóa đơn điện tử.

Lưu ý:

• • • Các hóa đơn thay thế sau khi được lập sẽ có trạng thái là HĐ thay thế trên các danh sách:
      • Phân hệ Bán hàng\tab Xuất hóa đơn
      • Phân hệ Kho\tab Chuyển kho
      • Phân hệ Hóa đơn điện tử
    • Hóa đơn thay thế khi in ra sẽ có thêm thông tin Hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.