Phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC

Cách 1: Phát hành hóa đơn điện tử trên phân hệ Hóa đơn điện tử\Phát hành HĐĐT

• Vào phân hệ Hóa đơn điện tử\ tab Hóa đơn điện tử\ chọn hóa đơn muốn phát hành\ nhấn Phát hành trên thanh công cụ

Cách 2: Phát hành hóa đơn điện tử ngay sau khi lập xong hóa đơn trên các phân hệ Bán hàng/Kho/Mua hàng → chọn Phát hành HĐĐT

Cách 3: Phát hành hóa đơn điện tử trên danh sách Xuất hóa đơn → chọn Phát hành HĐĐT

• Vào phân hệ Bán hàng\ tab Xuất hóa đơn\ chọn hóa đơn muốn phát hành\ nhấn Phát hành trên thanh công cụ

Bước 1: Sau khi nhấn Phát hành HĐĐT, chương trình tự động lấy lên các thông tin ở phần Đơn vị bán hàng, Thông tin hóa đơn trên form phát hành hóa đơn

• Nếu muốn gửi hóa đơn luôn cho khách hàng ngay sau khi hóa đơn phát hành thành công => Tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng. Phần mềm tự động lấy lên Thông tin người nhận nếu trước đó người dùng đã khai báo trên danh mục khách hàng.
• Nhấn chọn Cc/Bcc, sau đó nhập trực tiếp địa chỉ email hoặc nhấn vào biểu tượng Cài đặt để ngầm định nhanh Thiết lập gửi email đồng thời cho hóa đơn
• Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi phát hành bằng cách nhấn Xem hóa đơn.

Bước 2: Nhấn Phát hành HĐ

Lưu ý: Khi người dùng phát hành hóa đơn, nếu ngày hóa đơn nhỏ hơn ngày ký phát hành, chương trình tự động đưa ra thông báo để người dùng chọn lựa:

• Sau khi phát hành HĐĐT thành công, chương trình cập nhật trạng thái hóa đơn trên danh sách hóa đơn.
  • Hóa đơn có mã CQT: Hóa đơn tự động chuyển lên CQT Chờ cấp mã 

• • Hóa đơn không mã: Hóa đơn ở trạng thái Đã phát hành

Người dùng có thể thực hiện phát hành hàng loạt hóa đơn điện tử theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Phát hành hàng loạt hóa đơn điện tử trên phân hệ Hóa đơn điện tử\Phát hành hàng loạt HĐ

Cách 2: Phát hành hàng loạt hóa đơn điện tử trên danh sách Xuất hóa đơn → chọn Phát hành HĐĐT hàng loạt

Bước 1: Sau khi nhấn Phát hành hàng loạt HĐĐT, người dùng thiết lập điều kiện tìm kiếm các hóa đơn cần phát hành, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.

Bước 2: Tích chọn các hóa đơn cần phát hành. Nhấn Tiếp theo

Bước 3: Người dùng chọn ký hiệu hóa đơn. Xác nhận lại thông tin hóa đơn. Tại đây, người dùng có thể xem hóa đơn trước khi phát hành bằng cách nhấn Xem hóa đơn hàng loạt, nhấn Tiếp theo

Bước 4: Tích chọn hóa đơn nếu muốn chương trình tự động gửi thông tin về hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay sau khi thực hiện chức năng phát hành hóa đơn điện tử. Có thể thay đổi các thông tin tên người nhận, Email người nhận (nếu cần)

Lưu ý: Cột Cc đến và Bcc đến địa chỉ email khác chỉ hiển thị khi người dùng ngầm định sẵn trên form Thiết lập gửi email đồng thời cho hóa đơn.

Bước 5:Nhấn Thực hiện

Lưu ý: Khi người dùng phát hành hàng loạt hóa đơn, nếu hóa đơn có ngày hóa đơn nhỏ hơn ngày ký phát hành, chương trình tự động đưa ra thông báo để người dùng chọn lựa: