Đánh lại số chứng từ báo không thành công, số chứng từ đã tồn tại thì làm thế nào?

Mục đích: Hướng dẫn xử lý khi phần mềm báo lỗi không thành công do số chứng từ đã tồn tại trong quá trình đánh lại số chứng từ.

Biểu hiện: Khi đánh lại số chứng từ, phần mềm báo không thành công, số chứng từ đã tồn tại.

Nội dung:

• Nguyên nhân gây ra lỗi số chứng từ đã tồn tại.
• Giải pháp xử lý cho từng trường hợp dữ liệu.

Phạm vi áp dụng: Kế toán, thủ kho, quản trị dữ liệu

Nguyên nhân:  Đã tồn tại số chứng từ đó nhưng nằm ngoài thời gian chọn để đánh lại số chứng từ.

Ví dụ: Chọn loại Xuất kho, từ 01/10/2023 đến 31/10/2023 để đánh lại bắt đầu từ số XK001. Tuy nhiên, số XK001 đã có nhưng đang ở khoảng thời gian khác (không thuộc phạm vi tháng 10/2023) nên sẽ báo đã tồn tại.

2.1 Dữ liệu tách từng năm Bước 1: Mở rộng khoảng thời gian đánh lại số chứng từ để kiểm tra. Bước 2: Thực hiện đánh lại số chứng từ: Nên đánh lại số chứng từ theo 1 năm để số liệu liên tục, không bị trùng số chứng từ giữa các tháng với nhau. 2.2 Dữ liệu các năm làm chung Bước 1: Đánh lại số chứng từ theo 1 năm tài chính. Bước 2: Ký hiệu thêm phần hậu tố của số chứng từ để phân biệt số chứng từ giữa các năm tài chính.