Làm thế nào để xem được hóa đơn đầu vào theo bản thể hiện PDF của Nhà cung cấp?

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Bài viết này giúp kế toán xem hóa đơn đầu vào đúng định dạng PDF, kể cả khi hóa đơn không có bản thể hiện, đảm bảo đối chiếu và lưu trữ chứng từ hợp lệ.

Nội dung bài viết gồm:

Hướng dẫn xem bản thể hiện hóa đơn đầu vào.
Cách tra cứu, tải lên, cập nhật hoặc xóa mẫu hóa đơn PDF.
Lưu ý với hóa đơn nhập trước ngày phát hành phiên bản mới.

Phạm vi áp dụng: Dành cho kế toán mua hàng, kế toán thuế sử dụng phần mềm kế toán để quản lý hóa đơn đầu vào theo đúng quy định.

2. Cách thực hiện

Bước 1: Tại giao diện xem chi tiết hóa đơn, chương trình cho phép xem Bản thể hiện và Mẫu mặc định.

Cụ thể:

Mẫu mặc định do chương trình dựng từ xml hóa đơn.
Mẫu người bán (mẫu PDF của nhà cung cấp): Được chương trình tự động tải từ trang tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp (nếu chương trình có đầy đủ thông tin phục vụ việc tra cứu hóa đơn từ trang tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp)

Bước 2: Nếu chương trình không tự động tải được PDF hóa đơn của nhà cung cấp (do chương trình không có thông tin phục vụ việc tra cứu, lỗi hệ thống hoặc trang tra cứu tại thời điểm tải…) thì kế toán có thể chủ động tra cứu PDF của hóa đơn bằng cách:

Nhấn Tra cứu.

Kế toán nhập thông tin Link tra cứu (link tra cứu của hóa đơn) và Mã tra cứu (mã tra cứu của hóa đơn).

Nhấn Tra cứu.
Sau khi nhấn Tra cứu:
- Nếu tra cứu được PDF hóa đơn, chương trình hiển thị kết quả tra cứu đồng thời tải PDF hóa đơn về.
- Nếu không tra cứu được PDF hóa đơn, chương trình sẽ hiển thị tab mới theo link tra cứu kế toán đã nhập ở trên. Kế toán thực hiện tra cứu hóa đơn trên trang tra cứu hóa đơn của NCC, tải PDF hóa đơn về sau đó gửi email hoặc tải lên chương trình.

Bước 3: Đối với hóa đơn được chuyển vào chương trình trước ngày phát hành phiên bản SME 2023 R17 (03/11/2023), kế toán lên web Invbot và nhấn Kiểm tra lại tại giao diện chi tiết kết quả kiểm tra hóa đơn để xem PDF hóa đơn. Nếu chương trình không hiển thị PDF hóa đơn thì thực hiện tra cứu như mục 2.