Thu tiền khách hàng bằng tiền mặt

Mục đích: Bài viết hướng dẫn cách ghi nhận nghiệp vụ thu nợ khách hàng bằng tiền mặt, bao gồm xử lý chiết khấu thanh toán và thu bằng ngoại tệ, giúp kiểm soát công nợ, dòng tiền và đảm bảo quy trình kế toán chính xác.

Nội dung bài viết gồm:

• Định khoản nghiệp vụ thu nợ khách hàng
• Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ trên phần mềm, xử lý chiết khấu và ngoại tệ
• Lưu ý về tự động giảm trừ công nợ, vai trò Thủ quỹ và các trường hợp đặc biệt

Phạm vi áp dụng: Kế toán, thủ quỹ

Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Có TK 131 Phải thu của khách hàng

=> Nếu khách hàng thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, công ty sẽ chỉ thu số tiền sau khi đã trừ đi chiết khấu. Khi đó kế toán thanh toán hạch toán bổ sung thêm bút toán chiết khấu thanh toán: Nợ TK 635/Có TK 131.

Nghiệp vụ “Thu nợ khách hàng bằng tiền mặt” chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ chưa thanh toán của khách hàng được chọn. Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Thu tiền khách hàng.

Bước 2: Chọn Loại tiền thanh toán.

Bước 3: Chọn khách hàng cần thu tiền và nhập Ngày thu tiền.

Bước 4: Nhấn Lấy dữ liệu.

Bước 5: Tích chọn chứng từ công nợ của khách hàng đã thu được tiền => Trường hợp không thu được hết nợ, thì nhập số tiền đã thu được vào cột Số thu.

Lưu ý: Có thể nhập tổng số tiền công nợ thu được tại mục Số tiền, khi đó hệ thống sẽ tự động tích chọn các chứng từ công nợ (chứng từ nào phát sinh trước sẽ được tích trước), đồng thời cập nhật thông tin số tiền thu được vào cột Số thu.

Bước 6: Nhấn Thu tiền => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Phiếu thu tiền mặt khách hàng.

Bước 7: Kiểm tra chứng từ, sau đó nhấn Cất.

Bước 8: Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in.

• Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu thu tiền trả nợ của khách hàng được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu thu vào sổ quỹ.
• Nghiệp vụ “Thu tiền khách hàng” có thể được thực hiện trên phân hệ Bán hàng. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép lập chứng từ thu hồi công nợ của nhiều khách hàng .
• Nếu thu tiền khách hàng bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.
• Khi thu tiền khách hàng xong, phần mềm tự động giảm trừ công nợ của khách hàng theo từng hóa đơn.