Trả tiền nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt

Mục đích: Bài viết hướng dẫn cách ghi nhận nghiệp vụ trả nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt trên phần mềm, bao gồm xử lý chiết khấu thanh toán và thanh toán bằng ngoại tệ, giúp kiểm soát công nợ, dòng tiền và đảm bảo quy trình kế toán chính xác.

Nội dung bài viết gồm:

• Định khoản nghiệp vụ trả nợ nhà cung cấp
• Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ trên phần mềm, xử lý chiết khấu và ngoại tệ
• Lưu ý về tự động giảm trừ công nợ, vai trò Thủ quỹ và các trường hợp đặc biệt

Phạm vi áp dụng: Kế toán, thủ quỹ

Nợ TK 331 Phải trả cho người bán

Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

=> Nếu công ty trả tiền trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, thì sẽ chỉ phải trả cho nhà cung cấp số tiền sau khi đã trừ chiết khấu thanh toán. Khi đó kế toán thanh toán hạch toán bổ sung thêm bút toán chiết khấu thanh toán: Nợ TK 331/Có TK 515.

Nghiệp vụ “Trả nợ nhà cung cấp bằng tiền mặt” chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ chưa trả tiền cho nhà cung cấp được chọn. Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Trả tiền nhà cung cấp.

Bước 2: Chọn loại tiền thanh toán.

Bước 3: Chọn nhà cung cấp đã trả nợ và nhập Ngày trả tiền.

Bước 4: Nhấn Lấy dữ liệu.

Bước 5: Tích chọn chứng từ công nợ của nhà cung cấp đã trả tiền => Trường hợp không trả hết nợ, thì nhập số tiền đã trả được vào cột Số trả.

Lưu ý: Có thể nhập tổng số tiền công nợ phải trả tại mục Số tiền, khi đó hệ thống sẽ tự động tích chọn các chứng từ công nợ (chứng từ nào phát sinh trước sẽ được tích trước), đồng thời cập nhật thông tin số tiền phải trả vào cột Số trả.

Bước 6: Nhấn Trả tiền => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Phiếu chi trả tiền nhà cung cấp.

Bước 7: Kiểm tra chứng từ, sau đó nhấn Cất.

Bước 8: Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in.

• Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu chi trả tiền cho nhà cung cấp được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ .
• Nghiệp vụ “Trả tiền nhà cung cấp” có thể được thực hiện trên phân hệ Mua hàng. Thao tác chi tiết tham khảo tại đây.
• Nếu trả tiền cho nhà cung cấp bằng bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.
• Sau khi thực hiện trả tiền nhà cung cấp xong, phần mềm sẽ tự động giảm trừ số phải trả cho nhà cung cấp theo từng hóa đơn.