Làm thế nào khi số liệu trên tab Công nợ/phân hệ Bán hàng không khớp với sổ chi tiết công nợ phải thu TK131?

Mục đích: Bài viết giúp anh/chị nhận diện nguyên nhân và cách xử lý khi số liệu công nợ trên tab Công nợ của phân hệ Bán hàng không khớp với sổ chi tiết công nợ phải thu TK131. Sau khi đọc, anh/chị sẽ biết cách kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh số liệu để đảm bảo tính chính xác trong quản lý công nợ khách hàng.

Nội dung bài viết gồm:

• Nhận biết nguyên nhân lệch số liệu công nợ
• Kiểm tra thiết lập tài khoản chi tiết theo khách hàng
• Đối chiếu và điều chỉnh số dư đầu kỳ công nợ
• Hướng dẫn khắc phục lệch số liệu giữa tab Công nợ và sổ chi tiết TK131

Phạm vi áp dụng: Kế toán

Mục đích: Hướng dẫn anh/chị xác định nguyên nhân và khắc phục khi số liệu công nợ phải thu khách hàng trên tab Công nợ của phân hệ Bán hàng không trùng khớp với sổ chi tiết công nợ phải thu TK131.

Nhận biết lỗi

Khi đối chiếu, số dư công nợ khách hàng trên tab Công nợ (phân hệ Bán hàng) khác với số liệu trên sổ chi tiết công nợ phải thu TK131. Ví dụ như ảnh dưới

Nguyên nhân:

• Trường hợp 1. Do các tài khoản (khác TK 131) đang thiết lập chi tiết theo Khách hàng
  • Đơn vị có nhu cầu theo dõi các tài khoản (khác TK 131) như TK1388, 3388…chi tiết công nợ tới từng khách hàng nên đang vào menu Danh mục\Tài khoản\Hệ thống tài khoản để thiết lập như sau:

  • 

    Tab Công nợ trên phân hệ Bán hàng đang mặc định hiển thị công nợ của Khách hàng theo tất cả chứng từ có hạch toán tài khoản chi tiết cho Khách hàng đó. Vì vậy, công nợ này sẽ bao gồm cả số liệu liên quan đến tài khoản khác như TK 1388, 3388…Trong khi đó, số liệu trên sổ chi tiết công nợ phải thu TK131 chỉ bao gồm số liệu liên quan đến TK 131

• Trường hợp 2. Nhập số dư đầu kỳ không khớp giữa công nợ chi tiết theo hóa đơn và công nợ tổng hợp của khách hàng
  • Khi khai báo công nợ khách hàng đầu kỳ tại menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\tab Công nợ khách hàng, số liệu công nợ chi tiết theo hóa đơn đang không khớp với công nợ tổng hợp

  • 

    Tab Công nợ trên phân hệ Bán hàng đang lấy số liệu theo công nợ chi tiết theo hóa đơn, trong khi sổ chi tiết công nợ phải thu TK131 lại lấy số liệu theo công nợ tổng hợp => số liệu công nợ bị lệch nhau

Cách khắc phục:

• Trường hợp 1.
  • Nếu muốn xem công nợ theo TK 131 trên tab Công nợ  thì nhấn vào Chọn tài khoản chọn tài khoản 131 tên tab công nợ

• • Nếu các tài khoản (khác TK 131) không cần theo dõi chi tiết theo Khách hàng thì vào menu Danh mục\Tài khoản\Hệ thống tài khoản để bỏ tích chọn Theo dõi chi tiết theo khách hàng.
• Trường hợp 2.

• • Kiểm tra số dư đầu kỳ, nếu số liệu công nợ tổng hợp so với công nợ chi tiết theo hóa đơn lệch nhau thì cần sửa lại cho khớp.