Thiết kế mẫu chứng từ trên Word, Excel, rồi đưa vào phần mềm sử dụng

Hướng dẫn Quý khách hiểu quy trình tự thiết kế mẫu chứng từ đặc thù bằng Word hoặc Excel và đưa vào phần mềm MISA SME.NET để sử dụng, đáp ứng nhu cầu quản lý riêng của doanh nghiệp. Sau khi đọc, Quý khách sẽ biết cách chuẩn bị, trộn trường dữ liệu, cập nhật và sử dụng mẫu chứng từ tự thiết kế. Nội dung bài viết gồm:

• Thiết kế mẫu chứng từ đặc thù bằng Word/Excel
• Trộn trường dữ liệu từ phần mềm vào mẫu
• Cập nhật và sử dụng mẫu trên phần mềm

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị viên hệ thống

2.1 Thiết kế mẫu từ file word

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

2.2 Thiết kế mẫu từ file excel

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

1.Thiết kế file mẫu chứng từ đặc thù

Phần mềm MISA SME.NET chỉ hỗ trợ thiết lập mẫu chứng từ từ các file mẫu có định dạng .doc; .docx; .xls; .xlsx

Khi thiết kế các mẫu chứng từ, nếu trên mẫu không cần thiết lập công thức, chỉ cần lấy các trường có sẵn trong trường trộn thì thiết lập trên file word, còn nếu có chỉ tiêu nào đó cần thiết lập công thức từ các ô khác thì nên thiết kế mẫu trên file excel (MISA khuyến cáo đơn vị nên thiết lập chứng từ trên file excel). Để thiết kế file mẫu chứng từ đặc thù, làm theo 3 bước sau:

• • Bước 1: Chuẩn bị mẫu ngoài file word, file excel
  • Bước 2: Tải trường trộn từ phần mềm về
  • Bước 3: Trộn các thông tin trường trộn vào mẫu

Bước 1 – Chuẩn bị mẫu ngoài file word, file excel:

• Để có mẫu chứng từ đặc thù thì có 2 cách
  • Cách 01: Xuất khẩu mẫu đã có sẵn trên phần mền MISA ra file word, hay excel để sửa lại thành mẫu đặc thù
  • Cách 02: Nếu có sẵn một mẫu file đặc thù bằng file word, hay excel từ trước.
• Ví dụ: thiết kế mẫu Phiếu xuất bán hàng (2 liên) từ file word với nội dung như sau

Lưu ý:Do mẫu Phiếu xuất hàng có 2 liên nên phải thiết kế sẵn 2 liên trên file word, excel để khi in sẽ in từng liên

Bước 2 – Tải trường trộn từ phần mềm về

• Bước này giúp tải các thông tin trường dữ liệu mà phần mềm MISA SME.NET đã thiết lập sẵn làm căn cứ để thiết kế chứng từ đặc thù
• Vào phân hệ Kho, chọn Tab Nhập, xuất kho mở một phiếu xuất kho đã có sẵn tại màn hình danh sách lên
  • Chọn chức năng In\Thiết kế mẫu chứng từ.
  • Nhấn vào mũi tên màu đen tại chức năng Tải trường trộn và chọn mẫu chứng từ cần thiết kế mẫu đặc thù

• Phần mềm sẽ hiển thị file excel chứa thông tin về tên các trường dữ liệu có thể thiết lập trên phiếu xuất kho. File excel gồm 2 cột:
  • Cột “ Mã trường dữ liệu” là tên các trường sẽ copy vào mẫu trộn
  • Cột “ Mô tả” để giải thích trường bên cột “Trường dữ liệu” nếu copy mã trường đó thì sẽ lấy lên thông tin gì trên chứng từ. VD: Nếu copy “Trường dữ liệu” : ##AccountObjectName## thì sẽ lấy thông tin tên đối tượng lên chứng từ

Bước 3 – Trộn các thông tin trường trộn vào mẫu

• Trên mẫu hoá đơn này chia ra làm 2 nhóm thông tin:
  • Nhóm 1: Là những thông tin cố định in trên phiếu xuất bán hàng (như: tên chỉ tiêu), bao gồm các chữ màu đen được khoanh khung xanh như hình minh hoạ .
  • Nhóm 2: Là những thông tin thay đổi khi in từng phiếu xuất bán hàng cụ thể, bao gồm những thông tin tô màu vàng như hình minh hoạ, đây là những thông tin cần thiết lập các trường trộn trên mẫu.

• Các thông tin để trộn trên hoá đơn cũng chia làm 2 loại:
  • Loại 1: những trường trộn sử dụng trên thông tin chung ( là thông tin chỉ hiện thị một lần trên chứng từ). VD: Số, Ngày, Người mua hàng, Công ty, Địa chỉ, thông tin người ký…Thông tin Số tiền bằng chữ
    
  • Loại 2: Những trường trộn chi tiết (là các thông tin được hiển thị lặp đi lặp lại với số liệu khác nhau, thường là các thông tin chi tiết liên quan đến hàng hoá). Tên các trường trộn này thường có chữ “detail” ở đầu (như: Tên hàng: ##Detail_InventoryItemName##; ##Detail_Quantity##: số lượng…). VD: Mã hàng, Tên hàng, đơn vị tính, Số lượng, đơn giá, thành tiền….
    • NSD thực hiện thiết kế mẫu như sau: mở file word/ excel mẫu lên, copy các trường trên file trường trộn mới tải về ở bước 2, dán vào thông tin tương ứng trên mẫu hoá đơn ở liên 1 ( như hình vẽ dưới đây)

Lưu ý:Đối với những trường dữ liệu chi tiết, là những trường trộn có chữ detail thì bắt buộc phải hiển thị ở trong bảng dữ liệu. Nếu không đưa các trường này vào bảng dữ liệu thì khi in sẽ không lên số liệu

• Thông tin GPSD phần mềm tự hiển thị ngầm đinh bên góc trái bên trên của chứng từ, nên khi thiết kế mẫu phải để trống ở góc này.
• Trừ trường hợp loại chứng từ là hoá đơn bán hàng thì khi in phầm mềm không hiển thị thông tin GPSD bên góc trái mà cho phép tự thiết kế thông tin về đơn vị mình theo mẫu hoá đơn đã đăng ký với cơ quan thuế
• Tương tự trộn trường cho liên 2 ( hay copy thông tin đã trộn từ liên 1 ra để sửa lại)
  • Sau khi thiết kế xong mẫu chứng từ đặc thù của doanh nghiệp, thực hiện lưu lại thông tin.
  • Đóng file lại để hoàn thành việc thiết kế mẫu chứng từ đặc thù

2. Cập nhật file mẫu chứng từ đặc thù vào phần mềm để sử dụng và in ấn

• Vào phân hệ Kho, chọn Tab Nhập, xuất kho mở một chứng từ xuất kho đã có sẵn tại màn hình danh sách
• Chọn chức năng In\Thiết kế mẫu chứng từ.

• Chọn Thêm.
• Chọn đường dẫn tới file mẫu hoá đơn đã thiết kế
• Nhập Tên mẫu (VD: Phieu_xuat_ban_hang_A5_HC)
• Chọn Phân loại là “Phiếu xuất” và nhập diễn giải của mẫu chứng từ đặc thù (nếu có)
• Nhấn Cất và đóng màn hình Thiết kế mẫu chứng từ lại.

Lưu ý: Các mẫu đặc thù này chỉ thiết kế 1 lần và đưa vào phần mềm, mỗi khi in phần mềm đã có sẵn tên mẫu trong danh sách để chọn sử dụng

3. Sử dụng mẫu

• Đăng nhập vào cơ sở dữ liệu của phần mềm MISA SME.NET