Làm thế nào để ký điện tử lên tài liệu nội bộ như chứng từ, báo cáo, bảng kê…?

Mục đích: Bài viết hướng dẫn cách ký số lên các tài liệu nội bộ như chứng từ, báo cáo, bảng kê, giúp tăng tính pháp lý, bảo mật và thuận tiện trong lưu trữ, trao đổi thông tin nội bộ doanh nghiệp.

Nội dung bài viết gồm:

• Hướng dẫn thiết lập và thực hiện ký điện tử trên chứng từ, báo cáo, bảng kê
• Lưu ý về điều kiện sử dụng USB Token hoặc eSign và định dạng file ký số
• Hỗ trợ kiểm tra, lưu trữ và hiển thị chữ ký số trên tài liệu PDF

Phạm vi áp dụng: Kế toán, doanh nghiệp sử dụng phần mềm có chức năng ký điện tử tài liệu nội bộ

Bước 1: Mở chứng từ, bảng kê, báo cáo…muốn ký số lên.

Bước 2: Nhấn In:

• • • Với chứng từ: Chọn mẫu chứng từ muốn ký số

• • • Với báo cáo: Tùy chỉnh thông tin hiển thị trên báo cáo muốn ký số

Bước 3: Nhấn Ký điện tử.

Bước 4: Kiểm tra lại thông tin ký điện tử như: Người ký, Tên tệp, Nơi lưu tệp sau khi ký và thay đổi lại (nếu cần). Nhấn Ký.

Bước 5: Ký số theo hình thức đã thiết lập (USB Token hoặc eSign)

Bước 6: Chương trình hiển thị thông báo Ký tệp thành công.

Bước 7:  Chương trình chỉ ký số lên file pdf và lưu vào đường dẫn lưu tệp đã thiết lập ở trên. Chữ ký số hiển thị trên chứng từ, báo cáo như sau:

• • • Cần thực hiện thiết lập ký số (một lần duy nhất) trước khi ký số lên các tài liệu nội bộ.
    • Nếu ký số bằng USB Token thì phải cắm USB Token vào máy tính mỗi lần ký số.