Thu tiền trả nợ của nhiều khách hàng bằng tiền mặt

Mục đích: Bài viết hướng dẫn cách ghi nhận nghiệp vụ thu tiền trả nợ của nhiều khách hàng bằng tiền mặt trên phần mềm, giúp kiểm soát công nợ, dòng tiền và thực hiện đúng quy trình kế toán, kể cả trường hợp chiết khấu thanh toán hoặc thu bằng ngoại tệ.

Nội dung bài viết gồm:

• Định khoản và mô tả nghiệp vụ thu tiền khách hàng hàng loạt
• Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ trên phần mềm, xử lý chiết khấu và ngoại tệ
• Lưu ý về tự động giảm trừ công nợ, vai trò Thủ quỹ và các trường hợp đặc biệt

Phạm vi áp dụng: Kế toán, thủ quỹ

Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Có TK 131 Phải thu của khách hàng

=> Nếu khách hàng thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, công ty sẽ chỉ thu số tiền sau khi đã trừ đi chiết khấu. Khi đó kế toán thanh toán hạch toán bổ sung thêm bút toán chiết khấu thanh toán: Nợ TK 635/Có TK 131.

Nghiệp vụ “Thu tiền khách hàng hàng loạt” chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ chưa thanh toán của các khách hàng được chọn. Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Quỹ, chọn chức năng Thu tiền khách hàng hàng loạt bên thanh tác nghiệp bên trái màn hình.

Bước 2: Chọn loại tiền thanh toán.

Bước 3: Chọn khoảng thời gian cần để lọc ra các chứng từ công nợ của khách hàng đã thu được tiền.

Bước 4: Nhập Ngày thu tiền và nhấn Lấy dữ liệu.

Bước 5: Tích chọn chứng từ công nợ của các khách hàng đã thu được tiền => Trường hợp không thu được hết nợ, thì nhập số tiền đã thu được vào cột Số thu.

Lưu ý: Có thể nhập số tiền thu được vào cột Số thu của từng chứng từ, sau khi nhập xong hệ thống sẽ tự động đánh dấu vào những chứng từ vừa nhập, đồng thời tự động cập nhật tổng công nợ thu được tại mục Số tiền.

Bước 6: Nhấn Thu tiền => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Phiếu thu tiền mặt khách hàng hàng loạt.

Bước 7: Kiểm tra chứng từ phiếu thu, sau đó nhấn Cất.

Bước 8: Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in.

• Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu thu tiền của nhiều khách hàng được được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu thu vào sổ quỹ.
  
• Nếu thu tiền khách hàng bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.
• Khi thu tiền khách hàng xong, phần mềm tự động giảm trừ công nợ của khách hàng theo từng hóa đơn.