Trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt

Mục đích: Bài viết hướng dẫn cách ghi nhận nghiệp vụ trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt trên phần mềm, giúp kiểm soát dòng tiền, thực hiện đúng quy trình kế toán và lập chứng từ hợp lệ khi ứng trước cho nhà cung cấp.

Nội dung bài viết gồm:

• Định khoản và mô tả nghiệp vụ trả trước tiền hàng
• Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ trên phần mềm và in phiếu chi
• Lưu ý về vai trò của Thủ quỹ khi sử dụng phần mềm

Phạm vi áp dụng: Kế toán, thủ quỹ

Nợ TK 331 Phải trả cho người bán

Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)

Nghiệp vụ “Trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt” được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Chi tiền.

Bước 2: Chọn Lý do chi là Chi khác.

Bước 3: Khai báo thông tin chứng từ, sau đó nhấn Cất.

• Thông tin nhà cung cấp: chọn nhà cung cấp đang thực hiện trả trước tiền
• Thông tin chứng từ: Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số phiếu chi
• Thông tin hạch toán chi tiết: Diễn giải, Tài khoản, Số tiền
• Các thông tin thống kê khác (nếu cần)

Bước 4: Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in.

Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu chi ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ.