Kiểm kê quỹ

• Nguyên tắc định khoản khi kiểm kê quỹ tiền mặt thừa hoặc thiếu.
• Quy trình kiểm kê quỹ, xử lý kết quả kiểm kê trên phần mềm.

Phạm vi áp dụng: Kế toán, Thủ quỹ, Kế toán trưởng, Ban lãnh đạo

2.1  Khi phát hiện quỹ tiền mặt thừa so với sổ sách kế toán:

• Ghi nhận các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:

Nợ TK 111       Tiền mặt (1111, 1112)
Có TK 338    Phải trả, phải nộp khác (3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết)

• Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý:

Nợ TK 3381     Tài sản thừa chờ giải quyết
Có TK 111    Tiền mặt (1111, 1112)
Có TK 338    Phải trả, phải nộp khác (3388)
Có TK 411   Vốn đầu tư của chủ sở hữu (đối với tài sản thừa không xác định được nguyên nhân hoặc không tìm được chủ sở hữu)

2.2 Khi phát hiện quỹ tiền mặt thiếu so với sổ sách kế toán

• Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:

Nợ TK 138       Phải thu khác (1381)
Có TK 111    Tiền mặt (1111, 1112)

• Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý:

Nợ TK 111       Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường) (1111,1112)
Nợ TK 1388     Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334       Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Có TK 1381   Tài sản thiếu chờ xử lý

Khi thực hiện đối chiếu ngân hàng vào cuối kỳ kế toán năm để quyết toán báo cáo tài chính, thì cần thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình Kiểm kê, đối chiếu thực tế.
Xem hướng dẫn tại đây (Xem mục 3. Quy trình thực hiện kiểm kê)