Làm thế nào để xuất hóa đơn, hạch toán và kê khai thuế GTGT với hàng bán bị trả lại (trường hợp bên bán xuất HĐ trả lại)?

Theo Khoản 13, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hướng dẫn như sau:

“4. Hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:

c) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ:

c.1) Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.

c.2) Trường hợp hàng hoá là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hoá đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hoá đơn trả lại hàng cho người bán.

c.3) Đối với trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm: Căn cứ vào hóa đơn đã lập và biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn thu phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thu (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do hoàn, giảm phí bảo hiểm thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền. Trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm, lý do hoàn, giảm. Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp và xuất trình khi có yêu cầu.

Đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hoá, dịch vụ và phải xuất trình khi được yêu cầu.

c.4) Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng sau đó phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt giao dịch và hủy một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại điểm b.1 khoản 1 Điều này.

5. Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

đ) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 4 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.”

==> Vậy nếu thuộc trường hợp Người bán là bên xuất hóa đơn thu hồi hàng đã bán bị trả lại thì bạn tham khảo hướng dẫn dưới dây.

Bạn thực hiện Lập hóa đơn thu hồi hàng hóa, Hạch toán và Kê khai thuế GTGT như sau:

Bước 1: Lập hóa đơn thu hồi hàng đã bán

Người bán Lập và phát hành Hóa đơn điều chỉnh để ghi giảm phần số lượng và giá trị bị trả lại.

Xem hướng dẫn lập hóa đơn trả lại hàng bán theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP tại đây

Bước 2: Hạch toán Hàng bán bị trả lại

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, có thể sinh nhanh chứng từ trả lại hàng bán từ hóa đơn điều chỉnh như sau:

• Trên Danh sách hóa đơn của tab Xuất hóa đơn, chọn đến hóa đơn điều chỉnh có ít nhất 1 dòng chi tiết có số lượng < 0. Nhấn chuột phải và chọn Lập chứng từ trả lại hàng bán.
  • Ghi chú: Chức năng này chỉ hiển thị khi trên Hệ thống/Tùy chọn/Hóa đơn tích Sử dụng HĐĐT theo N7Đ0, NĐ123, TT78
• Chương trình sẽ tự động sinh chứng từ hàng bán bị trả lại theo thông tin hóa đơn điều chỉnh giảm, bạn kiểm tra lại thông tin và thực nhấn Cất khi thông tin đã chính xác.

Nếu muốn hạch toán trước khi xuất hóa đơn, có thể xem hướng dẫn tại đây.

Bước 3: Kê khai thuế GTGT

Người bán kê khai đúng giá trị hóa đơn điều chỉnh (tức kê khai giá trị âm) tại chỉ tiêu [32] và [33] trên tờ khai 01/GTGT của kỳ hóa đơn điều chỉnh.

Ghi chú: Luôn kê khai vào kỳ của hóa đơn điều chỉnh, không quan tâm xem hóa đơn bị điều chỉnh cùng kỳ hay khác kỳ.

Xem hướng dẫn Lập tờ khai thuế GTGT tại đây.

Lưu ý: Người mua khi nhận được Hóa đơn thu hồi hàng của người bán thì người mua Hạch toán và kê khai Hóa đơn điều chỉnh GIẢM đầu vào do Trả lại hàng mua theo hướng dẫn tại đây