Tôi muốn xuất 01 hóa đơn từ nhiều Chứng từ bán hàng của khách lẻ thì làm thế nào?

Mục đích: Bài viết hướng dẫn cách lập hóa đơn cho nhiều chứng từ bán hàng khách lẻ, đồng thời lưu ý các trường hợp ngoại lệ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Nội dung bài viết gồm: Giải thích quy định pháp lý về thời điểm lập hóa đơn, cảnh báo rủi ro khi gộp nhiều chứng từ vào một hóa đơn, hướng dẫn thao tác trên phần mềm và các lưu ý quan trọng.

Phạm vi áp dụng: Dành cho kế toán bán hàng, đặc biệt khi xử lý hóa đơn cho khách lẻ trên phần mềm kế toán.

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về Thời điểm lập hóa đơn:

– Đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia): là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Đối với cung cấp dịch vụ: là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

– Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

– Và một số trường hợp cụ thể khác được quy định tại Điều 9 NĐ 123/2020/NĐ-CP này.

==> Cho thấy sau khi hoàn thành việc bán hàng hoá, dịch vụ theo từng lần bán thì kế toán phải xuất hoá đơn. (Ngoại trừ 1 số trường hợp – xem tại Điều 9).

==> Nếu Kế toán muốn xuất 01 hoá đơn từ nhiều Chứng từ bán hàng thì có thể sẽ không đúng quy định, cần lưu ý xem lại.

Trường hợp vẫn muốn lập thì làm theo hướng dẫn tại mục 3. Cách thực hiện

Bước 1: Vào Danh mục / Đối tượng / Khách hàng / nhấn Thêm để khai báo khách lẻ.

Bước 2: Vào phân hệ Bán hàng, chọn Chứng từ bán hàng (hoặc chọn tab Bán hàng, nhấn Thêm).

Bước 3: Khai báo chứng từ bán hàng. => Bỏ tích chọn Lập kèm hoá đơn, chọn đối tượng Khách lẻ.

Bước 4: Vào phân hệ Bán hàng, chọn Hóa đơn (hoặc chọn tab Xuất hóa đơn, nhấn Thêm)

Bước 5: Tích đúp vào biểu tượng kính lúp để chọn các chứng từ bán hàng của khách lẻ cần xuất hóa đơn

Bước 6: Nhấn Đồng ý rồi nhấn Cất chứng từ.