Làm thế nào khi số dư trên báo cáo Tổng hợp tồn kho bị lệch với số dư tài khoản kho trên Sổ cái?

Biểu hiện: Số dư đầu kỳ TK kho không khớp với số dư tồn kho vật tư hàng hóa

Giải pháp:

Bước 1: Kiểm tra lại xem số dư TK 15x là đúng hay số liệu trên số dư tồn kho đầu kỳ là đúng trên Nghiệp vụ/Nhập số dư ban đầu

Bước 2: Sửa lại số sai theo số đúng. Lưu ý, số dư đầu kỳ TK 15x phải khớp với số dư cuối kỳ TK 15x trên bảng cân đối tài khoản năm trước.

Ví dụ: So sánh giữa TK 152 với Kho NVL đang bị lệch 1.000.000. Xác định TK 152 là đúng, sửa lại số tồn kho NVL bằng với TK 152 = 5.000.000

Lưu ý: Trường hợp dữ liệu có nhiều năm thì mở lại tham số báo cáo chọn lại khoảng thời gian là năm trước rồi kiểm tra lại số dư và phát sinh trong năm đó có bị lệch không. Nếu lệch thì sửa lại báo cáo trong năm đó. Nếu không muốn chỉnh sửa báo cáo năm cũ thì tiến hành tách dữ liệu để sửa lại theo hướng dẫn tách tại đây rồi sửa lại số dư đầu kỳ TK kho khớp với số tồn kho của dữ liệu sau khi tách.

Biểu hiện: Kế toán hạch toán TK kho (TK 152, 153, 155, 156..) trên các chứng từ không liên quan đến kho như Chứng từ nghiệp vụ khác, Phiếu thu, Phiếu chi… hoặc trên chứng từ bán hàng kiêm phiếu xuất, phiếu xuất kho đang hạch toán vào tài khoản kho nhưng tại cột Kho thì đang chọn sai kho

Giải pháp:

Bước 1: Tại cột Số chứng từ, nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ chi tiết lên kiểm tra.

Bước 2: Sửa lại tài khoản hạch toán trên chứng từ cho đúng thực tế:

• • Nếu chọn nhầm kho thì chọn lại kho cho đúng với tài khoản kho (Ví dụ mã hàng A xuất từ kho hàng hóa đi theo tài khoản kho 156 nhưng trên chứng từ lại đang chọn kho thành phẩm thì cần sửa chọn lại về kho hàng hóa để được ghi vào sổ kho)
  • Nếu hạch toán sai tài khoản thì chọn lại tài khoản hạch toán đúng.
  • Nếu hạch toán đúng tài khoản thì xóa chứng từ đi, sau đó hạch toán lại vào loại chứng từ nhập/xuất kho tương ứng với nghiệp vụ.

Biểu hiện:

• Chứng từ hạch toán TK Kho không tương ứng với Tham số Tài khoản và Kho chọn khi mở báo cáo đối chiếu
• Chứng từ liên quan đến nhập xuất kho nhưng không hạch toán vào tài khoản Kho

Giải pháp:

Bước 1: Tại cột Số chứng từ, nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ chi tiết lên kiểm tra.

Bước 2: Sửa lại tài khoản hạch toán trên chứng từ cho đúng thực tế:

• Chứng từ hạch toán TK Kho không tương ứng với Tham số Tài khoản và Kho chọn khi mở báo cáo đối chiếu: Ví dụ: So sánh giữa kho Thành phẩm và TK 155 bị lệch mà chứng từ đang hạch toán với Tk152 thì sửa lại cho đúng về TK 155.

• Chứng từ liên quan đến nhập xuất kho nhưng không hạch toán vào tài khoản Kho
• • • Với chứng từ nhập kho, hạch toán lại Tài khoản Nợ vào tài khoản kho tương ứng (Ví dụ: Nợ TK 152, 156…)
    • Với chứng từ xuất kho, hạch toán lại Tài khoản Có vào tài khoản kho tương ứng (Ví dụ: Có TK 152, 156…)

Giải pháp:

• • Tại cột Số chứng từ, nhấn vào Số chứng từ để mở lên kiểm tra. Nếu chi phí mua hàng chưa phân bổ hoặc phân bổ chưa hết do bỏ sót thì thực hiện phân bổ lại theo hướng dẫn tại đây.
  • Ngoài ra, trên Chứng từ mua dịch vụ (là chi phí mua hàng), nếu Kế toán hạch toán tài khoản khác với tài khoản kho (641, 642, 154…) nhưng phân bổ thì chương trình cũng bật ra cảnh báo này. Bạn mở lại chứng từ mua dịch vụ và sửa lại tài khoản chi phí điền sai thành tài khoản kho tương ứng với Chứng từ mua hàng (152, 153, 156…).

Ví dụ: Chứng từ mua hàng hạch toán Nợ TK 152 thì Chứng từ mua dịch vụ cũng là Nợ TK 152

Giải pháp: Trường hợp này Kế toán cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho chính xác bằng cách:

Bước 1: Nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ chi tiết lên kiểm tra.

Bước 2: Chỉnh sửa lại chứng từ cho đúng thực tế:

• • • Nếu hạch toán sai tài khoản thì chọn lại tài khoản hạch toán đúng:
    • Với chứng từ mua hàng nhập kho, chứng từ mua dịch vụ có tích chọn Là chi phí mua hàng: Kiểm tra tài khoản Có và tài khoản Thuế, nếu đang hạch toán vào TK kho thì cần hạch toán lại cho đúng sang loại TK tiền/TK công nợ/TK thuế (theo đúng nghiệp vụ thực tế phát sinh)
    • Với chứng từ Trả lại hàng mua, giảm giá hàng mua: Kiểm tra tài khoản Nợ và tài khoản Thuế, nếu đang hạch toán vào TK kho thì cần hạch toán lại cho đúng sang loại TK tiền/TK công nợ/TK thuế (theo đúng nghiệp vụ thực tế phát sinh)
    • Với chứng từ nhập kho: hạch toán lại TK Có sang loại TK chi phí/TK giá vốn…(theo đúng nghiệp vụ thực tế phát sinh)
    • Với chứng từ xuất kho: hạch toán lại TK Nợ sang loại TK chi phí/TK giá vốn…(theo đúng nghiệp vụ thực tế phát sinh)
    • Nếu là nghiệp vụ chuyển kho nhưng hạch toán nhầm loại chứng từ thì xóa chứng từ đi, sau đó hạch toán lại vào loại chứng từ chuyển kho.

Biểu hiện: Chứng từ chuyển kho hạch toán cùng tài khoản Nợ/Có do không làm thay đổi số dư tài khoản nên sẽ không lên sổ cái tài khoản nhưng vẫn lên phát sinh nhập xuất trong kỳ của báo cáo tồn kho

Khi đối chiếu báo cáo tổng hợp tồn kho chọn tất cả các kho với sổ cái tài khoản 15x thì phát sinh trong kỳ lệch nhưng số dư cuối kỳ vẫn khớp, nhưng nếu xem báo cáo tổng hợp tồn kho chọn 1 kho thì sẽ lệch

Giải pháp: 

Bước 1: Vào mục Tìm chứng từ, chọn các điều kiện tìm kiếm nhấn Thêm

• • • • • Ngày hạch toán
        • Loại chứng từ: Chuyển kho
        • Tài khoản Nợ, Tài khoản Có

Tích chọn Chứng từ đã ghi sổ, nhấn Tìm kiếm

 

Bước 2: Nhấn vào Số chứng từ ở Kết quả tìm kiếm để mở chứng từ, sửa chọn lại tài khoản và kho đúng