Xử lý hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền sai sót

Mục đích: Bài viết hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sai sót, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về hóa đơn điện tử và đảm bảo dữ liệu kế toán chính xác.

Nội dung bài viết gồm:

• Hướng dẫn xử lý hóa đơn lập sai trên MISA SME và meInvoice Web
• Lưu ý về các trường hợp lập sai, phương án xử lý và loại hóa đơn sử dụng khi điều chỉnh/thay thế
• Hỗ trợ đồng bộ dữ liệu giữa meInvoice và MISA SME khi xử lý hóa đơn lập sai

Phạm vi áp dụng: Kế toán, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử máy tính tiền

Theo Khoản 1, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định:

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp sai về các nội dung như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục II kèm theo Thông tư này.

b) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này) thì người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản thì người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai, trừ trường hợp quy định tại điểm c.2 khoản 5 Điều này.

Theo điểm b và điểm c, Khoản 5, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định:

Theo điểm a, Khoản 6, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định:

Từ phiên bản SME 2023 – R8, việc xử lý hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền lập sai (nếu có) thực hiện trên MISA SME.

Các thao tác xử lý hóa đơn lập sai là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền được thực hiện tương tự như khi xử lý hóa đơn có mã lập sai theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Cụ thể:

Trường hợp 1: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đã được CQT cấp mã, phát hiện lập sai tên hoặc địa chỉ người mua, không sai thông tin khác

• Cách 1: Lập thông báo gửi người mua và cơ quan thuế
  • Bước 1: Lập thông báo lập sai sót gửi CQT theo hướng dẫn Tại đây
  • Bước 2: Lập thông báo giải trình gửi Khách hàng theo hướng dẫn Tại đây
• Cách 2: Lập Hóa đơn máy tính tiền thay thế
  • Bước 1: Lập biên bản thay thế theo hướng dẫn Tại đây
  • Bước 2: Lập Hóa đơn thay thế theo hướng dẫn Tại đây

Trường hợp 2: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đã gửi người mua; phát hiện lập sai mã số thuế, số tiền, tiền thuế, quy cách chất lượng HHDV

Lưu ý: Trường hợp này chỉ được lập hóa đơn thay thế

Bước 1: Lập biên bản thay thế theo hướng dẫn Tại đây

Bước 2: Lập Hóa đơn thay thế theo hướng dẫn Tại đây

Trường hợp 3: Trả lại hàng hóa

Lưu ý: MISA khuyến nghị nên tham khảo thêm cách xử lý từ Cán bộ thuế quản lý trực tiếp trước khi thực hiện để tránh sai sót và xử lý hóa đơn sai sót bằng 1 trong 2 cách sau

• Cách 1: Lập Hóa đơn điều chỉnh
  • Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh theo hướng dẫn Tại đây
  • Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh từ chứng từ trả lại hàng bán theo hướng dẫn tại đây
• Cách 2: Lập Hóa đơn thay thế.
  • Bước 1: Lập biên bản thay thế theo hướng dẫn Tại đây
  • Bước 2: Lập Hóa đơn thay thế theo hướng dẫn Tại đây

Trường hợp 4: Hóa đơn máy tính tiền đã sai sót trước đó, đã lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh sau đó lại sai sót tiếp thì xử lý thế nào

•  Nếu hóa đơn máy tính tiền sai lần 1 đã lập hóa đơn thay thế, sau đó sai tiếp hóa đơn thay thế lần 1 thì tại lần 2 cần lập hóa đơn thay thế mới cho hóa đơn thay thế bị sai.
• Nếu hóa đơn máy tính tiền sai lần 1 đã lập hóa đơn điều chỉnh, sau đó sai tiếp hóa đơn điều chỉnh lần 1 thì tại lần 2 cần lập hóa đơn điều chỉnh tiếp cho hóa đơn bị sai

• Khi CQT phát hiện hóa đơn lập sai và thông báo đến người bán: Tùy vào trường hợp lập sai để chọn phương án xử lý theo các trường hợp trên.
• Khi hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền lập sai thì phải sử dụng cùng loại hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền để xử lý.
  Nghĩa là: Khi lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh cho hóa đơn máy tính tiền lập sai sử dụng mẫu hóa đơn máy tính tiền (Không điều chỉnh/thay thế bằng mấu hóa đơn GTGT thông thường)
• Từ phiên bản SME 2023 – R7 trở về trước, việc xử lý hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền lập sai (nếu có) được thực hiện hoàn toàn trên MISA meInvoice theo hướng dẫn tại đây