Làm thế nào để kiểm tra chứng từ bán hàng đã lập và lập đủ phiếu xuất kho/xuất hóa đơn chưa?

Mục đích: Bài viết này giúp kế toán kiểm soát chặt chẽ việc lập và đối chiếu chứng từ bán hàng, hóa đơn và phiếu xuất kho, phát hiện kịp thời các sai lệch về số lượng, số tiền giữa các chứng từ liên quan.

Nội dung bài viết gồm: Hướng dẫn kiểm tra trạng thái lập hóa đơn, xuất kho cho chứng từ bán hàng; sử dụng các báo cáo đối chiếu để so sánh số liệu giữa bán hàng, hóa đơn và xuất kho; lưu ý về dữ liệu đối chiếu trên phần mềm.

Phạm vi áp dụng: Dành cho kế toán bán hàng, kế toán kho và quản lý sử dụng phần mềm kế toán để kiểm tra, đối chiếu chứng từ.

Bạn thực hiện theo 2 cách sau:

Cách 1: Sử dụng khi kiểm tra chứng từ bán hàng đã được lập phiếu xuất kho / hóa đơn bán hàng chưa?

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng / chọn tab bán hàng / chọn khoảng thời gian cần xem, nhấn Lấy dữ liệu.

Bước 2: Trên danh sách chứng từ bán hàng / Kéo thanh ngang sang bên phải, tìm đến cột “Đã lập hóa đơn”, “Đã xuất hàng” để lọc các chứng từ “Chưa lập”, “Chưa xuất” để xem.

Cách 2: Sử dụng khi kiểm tra chứng từ bán hàng và hóa đơn/phiếu xuất kho đã lập sai khác nhau về số lượng, số tiền,…

Bạn thực hiện xem báo cáo Đối chiếu bán hàng và hóa đơn hoặc Đối chiếu bán hàng và xuất kho:

1. Nghiệp vụ/ Bán hàng/ Đối chiếu bán hàng và hóa đơn

• Nội dung báo cáo: So sánh số tiền trên chứng từ bán hàng và trên hóa đơn của từng khách hàng.

Lưu ý: Từ SME2022 – R18, chương trình không lấy lên số liệu của các hóa đơn ở trạng thái “Hóa đơn hủy”, “Hóa đơn xóa bỏ” để đảm bảo dữ liệu đối chiếu chính xác.

2. Nghiệp vụ/ Bán hàng/ Đối chiếu bán hàng và xuất kho

Hoặc Vào Tiện ích / Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách / 8. Kho, bán hàng

Xem hướng dẫn tại đây

• Nội dung báo cáo: So sánh số lượng trên chứng từ bán hàng và trên phiếu xuất kho bán hàng của từng mặt hàng