1. Kiểm tra trạng thái ghi sổ chứng từ

Mục đích: Bài viết giúp Anh/Chị nắm tổng quan quy trình kiểm tra trạng thái ghi sổ của các chứng từ kế toán trước khi lập báo cáo quyết toán. Việc này đảm bảo số liệu kế toán chính xác, đầy đủ và tránh sai sót khi đối chiếu, tổng hợp báo cáo tài chính.
Nội dung bài viết gồm:

• Hướng dẫn kiểm tra trạng thái ghi sổ chứng từ
• Xử lý các chứng từ chưa ghi sổ hoặc sai sót
• Thực hiện bảo trì dữ liệu sau khi xử lý
• Lưu ý khi bảo trì và xử lý sự cố

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị dữ liệu

Bước 1. Vào menu Trợ giúp\Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán\Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.
Bước 2. Thiết lập tham số, kiểm tra đối chiếu số liệu
Bước 3. Tại mục 1. Trạng thái chứng từ ghi sổ, nhấn Kiểm tra ngay.

Bước 4. Chương trình hiển thị danh sách các chứng từ chưa được ghi sổ.

Lưu ý: Báo cáo này sẽ không liệt kê các chứng từ không có trạng thái ghi sổ như: Báo giá, Đơn đặt hàng…

Bước 5. Nhấn vào từng số chứng từ để mở chứng từ lên kiểm tra:

• Nếu chứng từ là bản nháp thì thực hiện xóa chứng từ.
• Nếu nội dung trên chứng từ chưa hợp lý, chưa phản ánh đúng thực tế thì chỉnh sửa lại cho đúng, sau đó thực hiện ghi sổ lại.
• Nếu chứng từ hợp lý, hợp lệ mà quên chưa ghi sổ thì thực hiện ghi sổ lại.

Bước 6. Sau khi đã xử lý tất cả các chứng từ chưa ghi sổ thì thực hiện Bảo trì dữ liệu để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu.

• Trước tiên cần yêu cầu những người dùng khác thoát ra khỏi dữ liệu muốn bảo trì, để đảm bảo chỉ có một người truy cập vào dữ liệu thực hiện thao tác bảo trì.
• Vào menu Tiện ích\Bảo trì dữ liệu.
• Chọn khoảng thời gian cần bảo trì thường là theo kỳ năm tài chính
• Nhấn Thực hiện.

• Xuất hiện thông báo người dùng khác sẽ không thể thực hiện các chức năng trên hệ thống. Nhấn Yes để thực hiện bảo trì.

• Xuất hiện thông báo sao lưu dữ liệu. Nhấn Yes, chương trình sẽ lưu lại dữ liệu trước khi tiến hành bảo trì để có thể phục hồi lại (nếu cần).
  

• Khi bảo trì xong, chương trình sẽ thông báo kết quả thực hiện. Nếu có chứng từ ghi sổ không thành công, nhấn vào Xem kết quả để kiểm tra nguyên nhân.
• Dựa vào nguyên nhân chương trình nêu ra, nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ lên kiểm tra chi tiết và chỉnh sửa lại cho hợp lý.

Lưu ý: Trường hợp máy tính bị tắt đột ngột khi đang thực hiện chức năng bảo trì dữ liệu kế toán, thì chương trình có thể bị giữ ở trạng thái đang bảo trì. Khi đó cần thực hiện chức năng Xóa trạng thái bảo trì. Xem tại đây.