3.1. VTHH số lượng bằng 0 nhưng giá trị khác 0 hoặc Số lượng âm hoặc giá trị âm

Nguyên nhân sai sót: Trong kỳ giá nhập kho biến động lớn nên giá xuất có sự chênh lệch lớn. Tại một thời điểm trong kỳ có thể số lượng tồn kho hết, giá trị tồn kho âm hoặc dương, nhưng cuối kỳ khi số lượng hết thì giá trị sẽ hết.

Hướng dẫn xử lý:
Cách 1:

• Kiểm tra giá xuất kho xem đã tính đúng chưa. Nếu chưa đúng thì thực hiện tính lại giá xuất kho.
• Nếu phần mềm đã tính đúng thì nếu số lượng hết, giá trị còn là do giá nhập kho trong kỳ biến động lớn. Ví dụ đầu kỳ hoặc chứng từ nhập kho trước có đơn giá nhập thấp, cuối kỳ chứng từ nhập kho cao nên khi tính bình quân cuối kỳ các chứng từ xuất đầu kỳ sẽ có đơn giá xuất cao hơn đơn giá nhập. Nếu cuối năm đảm bảo số lượng hết, giá trị hết là được. Với những vật tư số lượng hết, giá trị còn có thể thực hiện điều chỉnh giá trị tồn kho về 0

Cách 2:

• Đổi sang dùng phương pháp tính giá xuất kho khác: tính giá bình quân tức thời. Phương pháp này có nghĩa là tại thời điểm xuất kho sẽ lấy giá trị bình quân trên kho luôn, đảm bảo kho không bị âm ở bất kỳ thời điểm nào.

Nguyên nhân sai sót: Do Kế toán sửa lại số dư đầu kỳ hoặc chèn các chứng từ nhập, xuất kho vào ngày trước của các chứng từ đã nhập trước đó nhưng chưa thực hiện tính lại giá xuất kho.

Hướng dẫn xử lý:

• Vào menu Nghiệp vụ > Kho > Tính giá xuất kho.

Lưu ý: Nên tính thử với một mã hàng đang kiểm tra. Nếu tính xong rồi kiểm tra báo cáo thấy đúng mới tính hết cho các mã vào thời điểm sau. Tránh việc dữ liệu lớn thì khi tính lại cho tất cả các mã hàng tại thời điểm đó sẽ gây gián đoạn công việc.

Mô tả: Dữ liệu đang cho phép xuất quá số lượng tồn, nên nếu xuất quá số lượng tồn thì khi xuất kho chương trình sẽ không cảnh báo khi xuất âm kho. Vì vậy cuối kỳ trên báo cáo kho số lượng âm và giá trị âm.

Hướng dẫn xử lý:

Bước 1: Vào Hệ thống > Tùy chọn > Vật tư hàng hóa, bỏ chọn Cho phép xuất quá số lượng tồn.

Bước 2: Bảo trì cơ sở dữ liệu để chương trình kiểm tra chứng từ đang bị xuất âm và thông báo kết quả. Kế toán kiểm tra, sửa lại các chứng từ xuất âm đảm bảo không còn xuất âm. Cụ thể đến cuối kỳ tính giá số lượng >=0.

Bước 3: Tính lại giá xuất kho. Nếu dữ liệu có nhiều chứng từ phát sinh liên quan đến kho thì nên tính giá theo tháng và tính từng tháng một.

Mô tả: Hệ thống đang tính bình quân trên nhiều kho mà vật tư hàng hóa lại có trên nhiều kho dẫn đến kho thì có giá trị âm, kho lại có giá trị dương.

Hướng dẫn xử lý:

Vào menu Nghiệp vụ > Kho > Tính giá xuất kho. Thực hiện tính lại giá xuất kho và chọn là Tính theo kho để chương trình tính lại giá bình quân trên từng kho.

Mô tả: Dữ liệu đa chi nhánh, có các chi nhánh hạch toán phụ thuộc, các chi nhánh sử dụng chung mã kho nên khi tính giá chương trình sẽ tính bình quân trên các chi nhánh hạch toán phụ thuộc. Vì vậy khi xem báo cáo kho của từng chi nhánh thì có chi nhánh này âm, chi nhánh kia dương.

Hướng dẫn xử lý: Tạo mỗi chi nhánh 1 mã kho khác nhau. Khi hạch toán của chi nhánh nào thì vào đúng mã kho của chi nhánh đấy. Ví dụ: Chi nhánh Hà Nội đặt kho là 156_HAN, Chi nhánh Hồ Chí Minh là 156_HCM.