2.3. Kiểm tra số dư trên sổ quỹ và sổ tiền mặt

Mục đích: Bài viết giúp Anh/Chị hiểu quy trình kiểm tra, đối chiếu và xử lý khi số dư cuối kỳ trên Sổ quỹ không khớp với Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt. Việc này đảm bảo số liệu quỹ tiền mặt luôn chính xác, minh bạch, phục vụ tốt cho công tác quản lý tài chính và báo cáo của doanh nghiệp.
Nội dung bài viết gồm:

• Điều kiện hiển thị báo cáo đối chiếu số dư
• Các bước kiểm tra, đối chiếu và xác định nguyên nhân chênh lệch
• Hướng dẫn xử lý các trường hợp sai lệch thường gặp giữa hai sổ

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị viên, thủ quỹ

LƯU Ý: Nếu anh (chị) không sử dụng phân hệ Thủ quỹ trên phần mềm MISA SME.NET thì có thể bỏ qua thông báo này mà không ảnh hưởng đến báo cáo tài chính Hoặc Vào menu Hệ thống\ Tùy chọn\ Ẩn/hiện nghiệp vụ\Quỹ => Bỏ tích “Thủ quỹ tham gia hệ thống”. Khi đó Sổ quỹ tiền mặt sẽ lấy số liệu chị hạch toán trong phân hệ quỹ.

Biểu hiện: Trường hợp số dư cuối kỳ trên Sổ quỹ không khớp với Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách): chương trình sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Loại tiền và Số tiền chênh lệch vào cuối kỳ.

Lưu ý: Chương trình chỉ hiển thị báo cáo này trong trường hợp Thủ quỹ có sử dụng phần mềm để ghi sổ quỹ (trên menu Hệ thống\Tùy chọn\Ẩn/hiện nghiệp vụ có tích chọn ô Thủ quỹ có tham gia hệ thống).

Trường hợp này, Kế toán cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho đúng thực tế bằng cách:

Bước 1: Vào phân hệ Quỹ, nhấn Kiểm kê, Chọn mốc thời gian và Loại tiền muốn đối chiếu số liệu trên Sổ quỹ với Sổ kế toán tiền mặt,

• Chọn Mốc thời gian theo tham số trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách.
• Chọn Loại tiền giống với loại tiền bị âm trên báo cáo.

Bước 2: Nhấn Đồng ý, sau đó sẽ hiện ra Bảng kiểm kê quỹ và Nhấn Đối chiếu. Chương trình hiển thị danh sách các chứng từ có chênh lệch giữa Sổ kế toán và Sổ quỹ.

Bước 3: Kiểm tra các chứng từ này để xác định nguyên nhân và cách xử lý. Có thể xảy ra các trường hợp sau:

• Chứng từ ghi trên Sổ kế toán nhưng không có trên Sổ quỹ => Xử lý như sau:
• • • Nếu chứng từ hợp lý, hợp lệ những quên chưa ghi sổ quỹ thì vào phân hệ Thủ quỹ để ghi sổ chứng từ.

• • • Nếu chứng từ không đúng thì nhấn vào số chứng từ để xóa.

• Chứng từ có trên Sổ quỹ nhưng không có trên Sổ kế toán => Xử lý như sau:
• • • Nếu chứng từ hợp lý, hợp lệ nhưng bị bỏ ghi trên sổ kế toán thì nhấn vào Số chứng từ để ghi sổ lại.

• • • Nếu chứng từ không đúng thì vào phân hệ Thủ Quỹ, tìm kiếm chứng từ này và nhấn Bỏ ghi.

• Sai lệch số tiền giữa hai sổ => Chỉnh sửa lại số tiền trên chứng từ cho đúng thực tế.
• Sai lệch ngày chứng từ giữa hai sổ => Chỉnh sửa lại ngày trên chứng từ cho đúng thực tế.