2.1. Kiểm tra tiền mặt

Mục đích: Bài viết giúp Anh/Chị nắm được quy trình kiểm tra và xử lý khi số dư cuối kỳ trên Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt bị âm. Việc này hỗ trợ phát hiện kịp thời các sai sót, đảm bảo số liệu quỹ tiền mặt luôn chính xác, minh bạch và phản ánh đúng thực tế tài chính của doanh nghiệp.
Nội dung bài viết gồm:

• Nhận biết và tra cứu báo cáo số dư âm
• Kiểm tra, xác định nguyên nhân số dư âm
• Hướng dẫn xử lý các trường hợp sai lệch thường gặp

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị viên, người quản lý tài chính

Biểu hiện: Trường hợp số dư cuối kỳ trên Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt bị âm (kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách): chương trình sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Tài khoản, Loại tiền và Số tiền bị âm vào cuối kỳ.

Trường hợp này, Kế toán cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho đúng thực tế bằng cách:

Bước 1: Vào phân hệ Quỹ\tab Báo cáo phân tích. Nhấn Chọn tham số và tích chọn tài khoản tương ứng với tài khoản bị âm trên báo cáo.

Lưu ý: Chọn tham số xem báo cáo (giống với tham số trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách) và chọn lần lượt từng tài khoản để xem báo cáo.

Bước 2: Chọn Loại tiền tương ứng với loại tiền bị âm trên báo cáo và nhấn Đồng ý.

Bước 3: Kiểm tra số tồn đầu kỳ xem đã chính xác chưa.

Bước 4: Kiểm tra cột Số tồn để xác định thời điểm báo cáo bắt đầu bị âm.

Bước 5: Kiểm tra các chứng từ thu, chi trước thời điểm này để xác định nguyên nhân gây ra sai lệch. Có thể xảy ra các trường hợp sau:

+ Chi quá số thực tế; Thu nhỏ hơn số thực tế, Nhập sai tỷ giá trong trường hợp thu/chi bằng ngoại tệ => Chỉnh sửa lại số tiền thu, chi/tỷ giá trên chứng từ cho đúng thực tế.

+ Bỏ xót chứng từ thu tiền => Lập bổ sung chứng từ chi tiền.

+ Nhập trùng chứng từ chi tiền => Xóa bỏ chứng từ chi tiền bị trùng.