4.3. Danh sách chứng từ thu tiền, trả lại, giảm giá có chứng từ công nợ bị bỏ ghi, xóa

Mục đích: Hướng dẫn xử lý khi phát sinh các chứng từ thu tiền, trả lại, giảm giá có liên quan đến chứng từ công nợ bị bỏ ghi hoặc xóa trong kỳ.
Biểu hiện: Báo cáo hiển thị chi tiết danh sách các chứng từ thu tiền, trả lại, giảm giá có liên quan đến chứng từ công nợ đã bị bỏ ghi hoặc xóa.
Nội dung:

• Nguyên nhân dẫn đến tình trạng chứng từ công nợ bị bỏ ghi hoặc xóa.
• Các bước kiểm tra và xử lý chứng từ liên quan.

Phạm vi áp dụng: Kế toán bán hàng, Kế toán công nợ

Nguyên nhân

Thông thường, khi đã lập chứng từ thu tiền, trả lại, giảm giá có chọn đến chứng từ công nợ thì không thể bỏ ghi hay xóa được chứng từ công nợ này. Tuy nhiên, vẫn có những thao tác không chính thống khiến các chứng từ công nợ bị bỏ ghi hoặc xóa.

Ví dụ: Kế toán lập chứng từ Bán hàng, sau đó lập chứng từ thu tiền khách hàng cho chứng từ bán hàng này. Tiếp theo, kế toán sửa lại các chứng từ nhập, xuất kho hàng hóa phát sinh trước ngày hạch toán chứng từ bán hàng này làm cho hàng hóa xuất bán trên chứng từ bị âm. Khi đó, nếu kế toán thực hiện bảo trì dữ liệu thì chứng từ này sẽ bị bỏ ghi và có thể xóa được

Các bước xử lý

Bước 1. Nhấn vào số chứng từ để mở chứng từ lên, tại mục tham chiếu, nhấn vào số chứng từ để mở chứng từ công nợ lên kiểm tra chi tiết.
Bước 2. Nếu chứng từ công nợ chỉ bị Bỏ ghi: Kiểm tra và chỉnh sửa lại chứng từ cho đúng thực tế, sau đó Ghi sổ lại.
Bước 3. Nếu chứng từ công nợ đã bị Xóa:

• Lập lại chứng từ công nợ theo đúng thực tế.
• Xóa chứng từ thu tiền, trả lại, giảm giá có chọn đến chứng từ công nợ đã bị xóa.
• Lập chứng từ thu tiền, trả lại, giảm giá mới chọn đến chứng từ công nợ mới lập.