Chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

1. Mô tả nghiệp vụ

Cho phép chuyển đổi hóa đơn điện tử đã phát hành thành hóa đơn giấy dùng để lưu thông hàng hóa hoặc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.

2. Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

3. Hướng dẫn trên phần mềm

Lưu ý:

Chức năng này chỉ có thể thực hiện được khi có kết nối internet.
Kế toán phải được phân quyền Chuyển thành hóa đơn giấy trên chi nhánh và sổ đang làm việc thì mới có thể thực hiện được chức năng này. (Chi tiết hướng dẫn phân quyền, xem tại đây).
Thao tác chuyển đổi HĐĐT nghị định 123/2020/NĐ-CP thành hóa đơn giấy tương tự như đối với hóa đơn điện tử nghị định 51/2010/NĐ-CP

Kế toán có thể chuyển chứng từ giấy bằng 1 trong 2 cách sau:

Chuyển từng hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

1. Vào phân hệ Hóa đơn điện tử.

2. Chọn tab Hóa đơn điện tử.

3. Chọn mục Đã phát hành (Hoặc có thể chọn các mục chi tiết như: Chưa gửi cho KH, Đang gửi cho KH, Gửi bị lỗi, Đã gửi HĐ cho KH).

4. Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển thành hóa đơn giấy, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.

5. Chọn hóa đơn trên danh sách, sau đó nhấn Chuyển thành hóa đơn giấy.

Trường hợp hóa đơn đã được chuyển thành hóa đơn giấy trước đó, chương trình sẽ tự động tích chọn ô Đã chuyển đổi thành hóa đơn giấy.
Thông tin Người chuyển đổi được chương trình tự động lấy lên theo họ và tên người đăng nhập, tuy nhiên Kế toán vẫn có thể thay đổi nếu cần.
Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi chuyển thành hóa đơn giấy bằng cách nhấn Xem hóa đơn.

6. Nhấn Thực hiện, chương trình sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử sang file PDF.

7. Nhấn vào biểu tượng máy in để in hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi ra giấy.

8. Nhấn vào biểu tượng lưu, sau đó chọn đường dẫn lưu trữ hóa đơn chuyển đổi vào máy tính để tra cứu lại khi cần.

Chuyển hàng loạt hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

1. Vào phân hệ Hóa đơn điện tử

2. Chọn tab Hóa đơn điện tử.

4. Nhấn chuột phải tại màn hình danh sách và chọn Chuyển thành HĐ giấy hàng loạt.

5. Thiết lập điều kiện để tìm kiếm các hóa đơn điện tử cần chuyển thành hóa đơn giấy, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.

Thông tin Người chuyển đổi được chương trình tự động lấy lên theo họ và tên người đăng nhập, tuy nhiên Kế toán vẫn có thể thay đổi nếu cần.

6. Tích chọn các hóa đơn cần chuyển thành hóa đơn giấy.

Trường hợp hóa đơn đã được chuyển thành hóa đơn giấy trước đó, chương trình sẽ tự động tích chọn tại cột Đã chuyển thành HĐ giấy.
Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi chuyển bằng cách nhấn Xem hóa đơn hoặc nhấn Xem hóa đơn đã chọn để xem trước nội dung của tất cả các hóa đơn đã chọn cùng lúc.