Hóa đơn về trước hàng về sau

Mục đích: Bài viết này sẽ giúp người dùng nắm được cách hạch toán khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn trước thời điểm hàng hóa thực tế nhập về. Nội dung bài viết bao gồm: Cách ghi nhận hóa đơn, xử lý khi hàng về sau, và những lưu ý về chứng từ liên quan.

Phạm vi đáp ứng: Áp dụng cho các doanh nghiệp phát sinh trường hợp nhận hóa đơn trước khi nhận hàng thực tế, giúp tuân thủ quy định tài chính, quản lý công nợ chính xác và đảm bảo chứng từ đầy đủ khi kiểm tra, quyết toán.

1. Khi nhận được hóa đơn mà hàng chưa về

Nợ TK 151                             Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133                             Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331…   Tổng giá thanh toán

2. Sau khi hàng về

Nợ TK 152, 156…

Có TK 151                        Hàng mua đang đi đường

– Kế toán mua hàng thực hiện hạch toán hàng mua đang đi đường và kê khai thuế GTGT

Bước 1: Trên phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng hóa.

• Chọn loại chứng từ mua hàng cần lập là Mua hàng trong nước nhập kho (vì hàng đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp nên vẫn phải được theo dõi tồn kho).
• Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay.

Lưu ý: Với phương thức Chưa thanh toán, có thể thiết lập Điều khoản thanh toán và theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.

• Chọn Nhận kèm hóa đơn.

Bước 2: Khai báo thông tin cho chứng từ mua hàng (trong trường hợp này là hàng mua đang đi đường), sau đó nhấn Cất.

• Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in.

Lưu ý: Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.

– Kế toán kho thực hiện ghi nhận hàng mua đi đường về nhập kho của doanh nghiệp

Bước 1: Trên phân hệ Kho\tab Chuyển kho, chọn chức năng Thêm.

• Tích chọn Xuất chuyển kho nội bộ.

• Thực hiện chuyển vật tư, hàng hoá từ kho hàng mua đang đi đường sang kho tương ứng

Bước 2: Sau khi khai báo xong, nhấn Cất để lưu chứng từ

Lưu ý: Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi chứng từ mua hàng nhập kho và chứng từ chuyển kho được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu nhập kho/chuyển kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ phiếu nhập kho/chuyển kho vào sổ kho.