1. Nội dung
Chỉ ra các nguyên nhân dẫn đến khi bạn in Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, một số chỉ tiêu không lên số liệu hoặc số liệu không khớp với phát sinh của các tài khoản trên Bảng cân đối tài khoản.
2. Các trường hợp nghiệp vụ
Khi in Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh có thể gặp một số tình huống các chỉ tiêu báo cáo không lên số liệu hoặc số liệu bị lệch so với phát sinh tài khoản trên Bảng cân đối tài khoản như sau:
Trường hợp 1: Chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và Các khoản giảm trừ doanh thu bị lệch so với phát sinh của cá TK trên Bảng cân đối tài khoản
Bạn đối chiếu Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với Bảng cân đối tài khoản thấy chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và Các khoản giảm trừ doanh thu bị lệch so với số liệu phát sinh của các TK trên Bảng cân đối tài khoản. Điều này có thể do các nguyên nhân sau:
1. Dữ liệu theo TT200: Đơn vị hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu vào tài khoản 511 ❖ Mô tả nghiệp vụ: Đơn vị có phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu như Chiết khấu thương mại, Giảm giá hàng bán, Trả lại hàng bán,… nhưng không hạch toán vào TK 521 mà hạch toán thẳng vào TK 511.
=> Dẫn tới khi đối chiếu, bạn sẽ thấy chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu không lấy đúng theo phát sinh thực tế. ❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau: – Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ => Bạn hạch toán Nợ 111,112,131/Có 511: 4.132.435.000. Khi đó trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 4.130.435.000, chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu là 0. ❖ Cách khắc phục: Vào Báo cáo\Tổng hợp\Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản: Tại tham số báo cáo chọn kỳ báo cáo phát sinh và chọn TK là 511, nhấn Đồng ý. Để kiểm tra các phát sinh Nợ TK 511 đối ứng với TK nào thì tại cột Nợ, bạn lọc các dòng có giá trị > 0. => Trong các TK đối ứng với Nợ TK 511, ngoài TK 521 (phản ánh kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu sang TK 511) và TK 911 (kết chuyển doanh thu sang TK 911), thì với các TK đối ứng còn lại bạn cần kiểm tra xem định khoản đã đúng chưa, nếu chưa thì cập nhật lại cho đúng. Cách thực hiện như sau: – Nhấp đúp chuột vào 1 dòng tài khoản đối ứng bất kỳ trên Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản => Hiển thị Sổ chi tiết các tài khoản của TK 511. => Với các chứng từ hạch toán chưa đúng, chẳng hạn như chiết khấu bán hàng đang hạch toán Nợ 511 thì bạn Bỏ ghi chứng từ, sau đó nhấn Sửa và cập nhật lại TK Nợ về đúng TK chiết khấu 5211.
2. Dữ liệu theo TT133: Khi hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu, bạn chỉ hạch toán Nợ TK 511, mà không chọn thông tin Nghiệp vụ ❖ Mô tả nghiệp vụ: Đơn vị có phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu như Chiết khấu thương mại, Giảm giá hàng bán, Trả lại hàng bán,… khi hạch toán, bạn chỉ hạch toán Nợ TK 511 mà không chọn thông tin Nghiệp vụ. ❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau: – Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ => Bạn hạch toán Nợ 131/Có 511: 4.132.435.000. ❖ Cách khắc phục: Vào Báo cáo\Tổng hợp\Sổ chi tiết các tài khoản: Tại tham số báo cáo chọn kỳ báo cáo phát sinh và chọn TK là 511, nhấn Đồng ý. – Sửa mẫu báo cáo để hiển thị cột Nghiệp vụ. Xem hướng dẫn sửa mẫu báo cáo tại đây (mục Thiết lập mẫu cho báo cáo phân tích, thống kê).
3. Trong kỳ có phát sinh khoản giảm trừ doanh thu lớn hơn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ❖ Mô tả nghiệp vụ: Trong kỳ, đơn vị có phát sinh khoản giảm trừ doanh thu (Chiết khấu thương mại, Trả lại hàng bán, Giảm giá hàng bán…) lớn hơn số doanh thu phát sinh trong kỳ, làm cho sau khi kết chuyển lãi lỗ thì tổng phát sinh TK 511 trên Bảng cân đối tài khoản lớn hơn số liệu chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. ❖ Ví dụ:Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau: – Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ => Bạn hạch toán Có 511 là 2.000.000. Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Có TK 511 là 5.000.000. Trong khi trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 2.000.000, Các khoản giảm trừ doanh thu là 5.000.000. ❖ Cách khắc phục: Số liệu chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ như vậy là ĐÚNG.
4. Trong kỳ có phát sinh chứng từ hàng bán trả lại/giảm giá có chiết khấu ❖ Mô tả nghiệp vụ: Trong kỳ, đơn vị có phát sinh nghiệp vụ Trả lại hàng bán/Giảm giá hàng bán có chiết khấu (Có TK 5211) ❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau: – Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ có chiết khấu =>Bạn hạch toán khoản chiết khấu Nợ 5211/Có 131: 5.000.000. Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 5211 là 5.000.000. Trong khi trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu là 4.000.000. ❖ Cách khắc phục: Số liệu chỉ tiêu Các khoản giảm trừ doanh thu như vậy là ĐÚNG.
|
Trường hợp 2: Chỉ tiêu Giá vốn hàng bán bị lệch so với phát sinh TK 632 trên Bảng cân đối tài khoản
Khi đối chiếu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với phát sinh TK 632 trên Bảng cân đối tài khoản, bạn thấy số liệu bị lệch hoặc không lên số liệu. Điều này có thể do một số nguyên nhân sau:
1. Trong kỳ có phát sinh khoản giảm giá vốn ❖ Mô tả nghiệp vụ: Đơn vị có phát sinh nghiệp vụ trả lại hàng bán làm giảm trừ giá vốn (hạch toán Có TK 632), tuy nhiên do bạn đối chiếu số liệu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với phát sinh Nợ TK 632 trên Bảng cân đối tài khoản nên thấy lệch. Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau: – Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ => Bạn hạch toán ghi nhận giá vốn Nợ 632/Có 156: 38.580.000. Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 632 là 38.580.000, chỉ tiêu Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 33.580.000 ❖Cách khắc phục: Số liệu chỉ tiêu Giá vốn hàng bán như vậy là ĐÚNG. 2. Chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ ❖ Mô tả nghiệp vụ: Trong kỳ, bạn đã hạch toán các bút toán ghi nhận giá vốn hàng bán (Nợ 632) khi bán hàng, tuy nhiên chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ. Trên Tiện ích\Thiết lập báo cáo tài chính, chỉ tiêu Giá vốn hàng bán đang thiết lập lấy phát sinh Nợ TK 911/Có TK 632 – Nợ TK 632/Có TK 911, vì vậy trong trường hợp bạn chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ thì trên báo cáo, chỉ tiêu Giá vốn hàng bán sẽ = 0 ❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau: Nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ => Bạn hạch toán ghi nhận giá vốn Nợ 632/Có 156: 38.580.000. Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 632 là 38.580.000, chỉ tiêu Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 0. ❖ Cách khắc phục: Vào Nghiệp vụ\Tổng hợp\Kết chuyển lãi lỗ để thực hiện kết chuyển lãi lỗ trong kỳ, xem hướng dẫn chi tiết tại đây. |
Trường hợp 3: Chỉ tiêu Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp không bằng phát sinh của TK 641, TK642 trên Bảng cân đối tài khoản
Khi đối chiếu chỉ tiêu Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với phát sinh TK 641, 642 trên Bảng cân đối tài khoản, bạn thấy số liệu bị lệch hoặc không lên số liệu. Điều này có thể do một số nguyên nhân sau:
1. Trong kỳ có phát sinh khoản giảm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp ❖ Mô tả nghiệp vụ: Đơn vị có phát sinh nghiệp vụ giảm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (hạch toán Có TK 641, 642), tuy nhiên do bạn đối chiếu số liệu chỉ tiêu Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với phát sinh Nợ TK 641, 642 trên Bảng cân đối tài khoản nên thấy lệch. ❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau: – Nghiệp vụ ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp => Bạn hạch toán ghi nhận chi phí Nợ TK 642: 10.000.000 Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 642 là 10.000.000, chỉ tiêu Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 8.000.000 ❖ Cách khắc phục: Số liệu chỉ tiêu Chi phí bán hàng/Chi phí quản lý doanh nghiệp như vậy là ĐÚNG. 2. Chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ ❖ Mô tả nghiệp vụ: Trong kỳ, bạn đã hạch toán các bút toán ghi nhận chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (Nợ 641, 642), tuy nhiên chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ. Trên Tiện ích\Thiết lập báo cáo tài chính, chỉ tiêu Chi phí bán hàng/Chi phí quản lý doanh nghiệp đang thiết lập lấy phát sinh Nợ TK 911/Có TK 641 (hoặc 642) – Nợ TK 641 (hoặc 642)/Có TK 911, vì vậy trong trường hợp bạn chưa thực hiện kết chuyển lãi lỗ thì trên báo cáo, chỉ tiêu Chi phí bán hàng/Chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ = 0 ❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau: Nghiệp vụ ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp => Bạn hạch toán ghi nhận chi phí Nợ TK 642: 10.000.000. Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 642 là 10.000.000, chỉ tiêu Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 0. ❖Cách khắc phục: Vào Nghiệp vụ\Tổng hợp\Kết chuyển lãi lỗ để thực hiện kết chuyển lãi lỗ trong kỳ, xem hướng dẫn chi tiết tại đây. |
Trường hợp 4: Cột Năm trước/Quý trước/Kỳ trước không lên số liệu
❖ Nguyên nhân: Do các chỉ tiêu trên Báo cáo kết quả kinh doanh được thiết lập lấy theo phát sinh của các tài khoản nên với dữ liệu bạn không phải là dữ liệu liên năm thì sẽ không có phát sinh năm trước, vì vậy cột Năm trước/Quý trước/Kỳ trước sẽ không có số liệu.
❖ Cách khắc phục: Bạn thực hiện lập báo cáo tài chính để nhập tay số liệu vào các chỉ tiêu tại cột Năm trước/Quý trước/Kỳ trước. Xem hướng dẫn lập báo cáo tài chính tại đây.
Trường hợp 5: Báo cáo cột kỳ này không có số liệu hoặc sai số liệu tại các chỉ tiêu chi phí, chỉ có số liệu tại cột doanh thu
❖ Nguyên nhân: Có thể do chưa thực hiện bút toán kết chuyển lãi lỗ
❖ Cách khắc phục:
- Vào menu phân hệ Tổng hợp\tab Kết chuyển lãi lỗ
- Xóa các chứng từ kết chuyển lãi lỗ đã lập trong năm.
- Lập lại chứng từ kết chuyển lãi lỗ lần lượt cho từng tháng trong năm.
Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.