Gửi hóa đơn cho khách hàng

Trường hợp khi thực hiện Phát hành hóa đơn điện tử, Kế toán không tích chọn tùy chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng thì sau khi phát hành hóa đơn điện tử, có thể gửi hóa đơn cho khách hàng bằng 1 trong 2 cách: Gửi hóa đơn cho từng khách hàng hoặc Gửi hàng loạt hóa đơn cho khách hàng.

Cách 1: Gửi hóa đơn cho từng khách hàng

1. Vào phân hệ Hóa đơn điện tử\tab Hóa đơn điện tử.

2. Chọn mục Đã phát hành: Chương trình lấy lên danh sách các hóa đơn điện tử đã được
phát hành. (Hoặc có thể chọn các mục chi tiết như: Chưa gửi cho KH, Gửi bị lỗi, Đã gửi HĐ cho KH chương trình sẽ lấy lên các hóa đơn điện tử có trạng thái tương ứng).

3. Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn điện tử cần gửi cho khách hàng. Nhấn Lấy dữ liệu.

4. Chọn hóa đơn trên danh sách, sau đó nhấn Gửi HĐ cho khách hàng.

• Trường hợp hóa đơn đã được gửi cho khách hàng trước đó, chương trình sẽ tự động tích chọn ô Đã gửi cho khách hàng.
• Tên người nhận và Email:
  • Nếu hóa đơn được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thì lấy tên người nhận hóa đơn và email người nhận trên đề nghị xuất hóa đơn.
    
  • Nếu hóa đơn không được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thì lấy theo Thông tin người nhận hóa đơn nếu Khách hàng/Nhà cung cấp là Tổ chức và lấy thông tin của đối tượng nếu là Cá nhân (được khai báo tại menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng hoặc menu Danh mục\Đối tượng\Nhà cung cấp), tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).

  => Để không mất công khai báo mỗi lần gửi hóa đơn thì nên thiết lập đầy đủ thông tin người nhận hóa đơn trên menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng hoặc menu Danh mục\Đối tượng\Nhà cung cấp trước khi gửi hóa đơn.

  

  Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;”

• Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng bằng cách nhấn Xem hóa đơn.

5. Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động gửi thông tin hóa đơn điện tử tới khách hàng bằng địa chỉ email khi thiết lập email gửi hóa đơn trên meInvoice Web.

Cách 2: Gửi hóa đơn cho hàng loạt khách hàng

1. Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, chọn tab Hóa đơn điện tử.

2. Chọn mục Đã phát hành (Hoặc có thể chọn các mục chi tiết như: Chưa gửi cho KH, Gửi bị lỗi, Đã gửi HĐ cho KH).

3. Nhấn chuột phải tại màn hình danh sách và chọn Gửi HĐ hàng loạt cho KH.

4. Thiết lập điều kiện để tìm kiếm các hóa đơn điện tử đã phát hành cần gửi cho khách hàng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.

5. Tích chọn các hóa đơn muốn gửi cho khách hàng.

• Trường hợp hóa đơn đã được gửi cho khách hàng trước đó, chương trình sẽ tự động tích chọn ô Đã gửi cho khách hàng.

• Tên người nhận và Email người nhận:
  • Nếu hóa đơn được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thì lấy tên người nhận hóa đơn và email người nhận trên đề nghị xuất hóa đơn.
    
  • Nếu hóa đơn không được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thì lấy theo Thông tin người nhận hóa đơn nếu Khách hàng/Nhà cung cấp là Tổ chức và lấy thông tin của đối tượng nếu là Cá nhân (được khai báo tại menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng hoặc menu Danh mục\Đối tượng\Nhà cung cấp), tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).

=> Để không mất công khai báo mỗi lần gửi hóa đơn thì nên thiết lập đầy đủ thông tin người nhận hóa đơn trên menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng hoặc menu Danh mục\Đối tượng\Nhà cung cấp trước khi gửi hóa đơn.

Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email người nhân và cách nhau bởi dấu “;“\

• Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng bằng cách nhấn Xem hóa đơn hoặc nhấn Xem hóa đơn đã chọn để xem trước nội dung của tất cả các hóa đơn đã chọn cùng lúc.

6. Nhấn Gửi, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin hóa đơn điện tử tới khách hàng bằng địa chỉ email khi thiết lập email gửi hóa đơn.

Lưu ý

• Cho phép người dùng Cc/Bcc tới địa chỉ email khác thông qua Thiết lập gửi email đồng thời cho hóa đơn
  • Khi gửi hóa đơn cho từng khách hàng
  • Khi gửi hàng loạt hóa đơn cho khách hàng
• Cho phép gửi với những hóa đơn ở trạng thái Đã phát hành – đối với hóa đơn không mã hoặc Đã cấp mã – đối với hóa đơn có mã CQT và là hóa đơn chưa bị hủy
• Khi tích chọn Sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, vẫn cho phép gửi hóa đơn đã phát hành theo nghị định 51, nhưng khi gửi hàng loạt không cho phép chọn đồng thời cả 2 loại.
• Hóa đơn theo nghị định 123 gửi theo email và nội dung email mà người dùng thiết lập trên meInvoice Web. Trường hợp Trạng thái gửi HĐ cho khách hàng trên danh sách là Gửi lỗi thì cần thiết lập lại email gửi hóa đơn rồi gửi lại. Nếu vẫn không được, cần kiểm tra email nhận hóa đơn đã đúng chưa bằng cách gửi thử vào email đúng xem có nhận được không, nếu được thì nguyên nhân Gửi lỗi là do email nhận hóa đơn bị sai, cần xin lại email đúng từ khách hàng. 
• Sau khi hóa đơn được gửi cho khách hàng thành công, chương trình sẽ tự động cập nhật Trạng thái gửi HĐ cho khách hàng của hóa đơn điện tử trên danh sách thành Đã gửi.
• Sau khi khách hàng mở email người bán hàng gửi cho khách hàng, chương trình sẽ tự động tích chọn vào cột KH đã nhận HĐ trên danh sách hóa đơn điện tử.

Từ MISA SME2022 – R15, trên danh sách hóa đơn trong phân hệ Hóa đơn điện tử, người dùng gửi hóa đơn qua zalo theo 2 cách sau:

• Cách 1: Gửi lần lượt từng hóa đơn
  • Nhấn chuột phải vào dòng hóa đơn cần gửi và chọn Gửi hóa đơn cho KH

• • Tích chọn Gửi qua zalo và nhấn Gửi

• • Thực hiện các bước còn lại tương tự như gửi báo cáo chứng từ qua zalo.

• Cách 2: Gửi hàng loạt hóa đơn
  • Nhấn chuột phải tại màn hình danh sách và chọn Gửi HĐ hàng loạt cho KH.

• • Tích chọn Gửi qua zalo.
  • Thiết lập điều kiện lấy dữ liệu hóa đơn. Nhấn Lấy dữ liệu.
  • Tích chọn các hóa đơn cần gửi
  • Nhấn Gửi

• • Thực hiện các bước còn lại tương tự như gửi báo cáo chứng từ qua zalo.