Làm thế nào khi số dư trên Sổ chi tiết vật tư hàng hóa bị âm?

Mô tả:
Đơn vị áp dụng phương pháp tính giá xuất kho là Bình quân cuối kỳ. Khi giá nhập sau cao hơn nhiều so với giá nhập trước, đơn giá xuất được tính bình quân cho cả kỳ. Do đó, tại một số thời điểm, giá trị tồn kho trên Sổ chi tiết vật tư hàng hóa có thể bị âm.
Ví dụ:

Mô tả:
Áp dụng phương pháp tính giá Bình quân cuối kỳ hoặc Bình quân tức thời và thiết lập Tính giá không theo kho. Đơn giá xuất sẽ được tính bình quân giữa các kho. Nếu đơn giá nhập tại các kho chênh lệch, khi in báo cáo từng kho có thể xảy ra tình trạng giá trị tồn bị âm.
Ví dụ:

Cách khắc phục:
Kế toán kiểm tra lại đơn giá nhập tại các kho có sự chênh lệch có đúng thực tế không?

• Nếu có nhầm lẫn, cập nhật lại cho đúng.
• Nếu thực tế đơn giá nhập tại các kho chênh lệch, khi tính giá xuất kho nên thiết lập tính giá theo kho để đơn giá xuất không bị tính bình quân giữa các kho, khắc phục tình trạng giá trị tồn âm.

Mô tả:
Đối với đơn vị theo mô hình Tổng công ty có nhiều chi nhánh hạch toán phụ thuộc, khi tính giá theo phương pháp Bình quân cuối kỳ, đơn giá xuất sẽ được tính bình quân giữa các chi nhánh. Nếu đơn giá nhập của các chi nhánh khác nhau, khi in báo cáo tại từng chi nhánh có thể xảy ra tình trạng giá trị tồn bị âm.
Ví dụ:

Cách khắc phục:
Kế toán kiểm tra lại đơn giá nhập tại các chi nhánh có sự chênh lệch có đúng thực tế không?

• Nếu có nhầm lẫn, cập nhật lại cho đúng.
• Nếu thực tế đơn giá nhập tại các chi nhánh chênh lệch, khi in báo cáo nên chọn in theo chi nhánh Tổng công ty và tích chọn Bao gồm số liệu chi nhánh phụ thuộc để phản ánh đúng số liệu toàn công ty.

Mô tả:
Trong kỳ, khi số lượng tồn không đủ nhưng vẫn thực hiện xuất kho (do có tích chọn Cho phép xuất quá số lượng tồn trên Hệ thống/Tùy chọn/Vật tư hàng hóa), dẫn đến khi xem sổ chi tiết vật tư hàng hóa, số lượng tồn và giá trị tồn bị âm.
Lưu ý: Trường hợp nhập bổ sung chứng từ xuất phía trước một chứng từ xuất đã tồn tại hoặc sửa lại số lượng của chứng từ nhập nhỏ hơn số lượng đã xuất cũng có thể dẫn đến xuất quá số lượng tồn dù không thiết lập Cho phép xuất quá số lượng tồn trên Hệ thống/Tùy chọn/Vật tư hàng hóa.
Ví dụ:

Cách khắc phục:
Kế toán kiểm tra lại dữ liệu và khắc phục tình trạng xuất quá số lượng tồn.

Mô tả:
Đơn vị phát sinh các chứng từ mà phần mềm không cập nhật lại đơn giá xuất khi tính giá xuất kho, như:

• Chứng từ xuất kho bán hàng tự nhập đơn giá vốn bằng tay (do thiết lập Cho phép nhập đơn giá bằng tay và có tích chọn Không cập nhật giá xuất)
• Chứng từ xuất kho từ kiểm kê Điều chỉnh giảm giá trị
• Chứng từ xuất kho từ kiểm kê Điều chỉnh giảm số lượng và giá trị
• Chứng từ Trả lại hàng mua
• Chứng từ Giảm giá hàng mua

=> Trường hợp số tiền trên các chứng từ này vượt quá giá trị tồn còn lại trong kho sẽ dẫn đến tình trạng giá trị tồn bị âm.
Ví dụ:


Cách khắc phục:
Với các chứng từ xuất mà kế toán nhập đơn giá bằng tay hoặc chứng từ điều chỉnh, kế toán kiểm tra lại đơn giá xuất nhập tay/giá trị điều chỉnh và cập nhật lại cho phù hợp.