Thiết lập ký số

1. Tổng quan

Mục đích: Bài viết này giúp kế toán và doanh nghiệp thiết lập phương thức ký số hóa đơn điện tử trên phần mềm, đảm bảo hóa đơn phát hành hợp lệ, an toàn và đáp ứng đúng quy định pháp luật.

Nội dung bài viết gồm:

  • Hướng dẫn lựa chọn và thiết lập ba hình thức ký số (eSign, HSM, USB Token)
  • Lưu ý về điều kiện sử dụng, phạm vi áp dụng cho từng dữ liệu, máy tính, chi nhánh
  • Các lưu ý khi kết nối dịch vụ ký số

Phạm vi áp dụng: Dành cho kế toán, quản trị viên hệ thống và doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm.

2. Cách thực hiện

2.1. Thiết lập ký số thông qua Dịch vụ chữ ký số điện tử từ xa eSign

Người dùng có thể kết nối chữ ký số điện tử từ xa MISA eSign, hỗ trợ ký điện tử khi phát hành lần lượt từng hóa đơn hoặc hàng loạt hóa đơn; biên bản điều chỉnh hóa đơn, biên bản thay thế hóa đơn.

Lưu ýĐể sử dụng hình thức này, đơn vị phải mua và được cấp tài khoản chữ ký số từ xa MISA eSignXem hướng dẫn toàn bộ luồng ký điện tử thông qua chữ ký số từ xa MISA eSign tại đây.

Bước 1: Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, chọn Thiết lập ký số hoặc vào menu Hệ thống\Thiết lập ký số

Bước 2: Tích chọn Dịch vụ chữ ký số từ xa MISA eSign,nhập tài khoản chữ ký số từ xa và ấn Kết nối

Bước 3: nhập mã OTP nhận được từ Ứng dụng xác thực và ấn Đăng nhập

Bước 4: Nếu đơn vị có từ 02 chứng thư số có hiệu lực trở lên, người dùng chọn 01 chứng thư số trong danh sách. Nhấn Đồng ý

  • Lưu ý:
    • Với chi nhánh chỉ có 01 chứng thư số, chương trình tự động ngầm định chọn chứng thư số duy nhất đó để kết nối.
    • Nếu đã có chứng thư mới, nhưng chưa thấy hiển thị trong danh sách, nhấn Lấy CTS mới nhất.

Bước 5: Hệ thống hiện thông báo Thiết lập chữ ký số thành công, nhấn OK

2.2. Thiết lập ký số thông qua máy chủ HSM

Lưu ý: Để sử dụng hình thức này, đơn vị phải mua và được cấp tài khoản chữ ký số HSM của đơn vị cung cấp dịch vụ. 

Bước 1: Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, chọn Thiết lập ký số hoặc vào menu Hệ thống\Thiết lập ký số

Bước 2: Tích chọn Ký thông qua máy chủ HSM

Bước 3: Lựa chọn 1 trong 3 nhà cung cấp chữ ký số HSM trong danh sách: VNPT hoặc Cyberlotus hoặc Soft Dreams (Chỉ áp dụng ký điện tử cho HĐ phát hành theo NĐ123)

Bước 4: Nhập tài khoản đăng nhập chữ ký số HSM, bao gồm Email và mật khẩu, sau đó nhấn Kết nối

Bước 5: Hệ thống thông báo thông tin chữ ký số HSM đã kết nối thành công

2.3. Thiết lập ký trực tiếp qua USB Token

Bước 1: Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, chọn Thiết lập ký số hoặc vào menu Hệ thống\Thiết lập ký số

Bước 2: Tích chọn Ký trực tiếp qua USB Token

Bước 3: Tích chọn 1 trong 2 tùy chọn: Ký trên máy tính hiện tại hoặc Ký thông qua máy chủ

  • Ký trên máy tính hiện tại: Với hình thức này, mỗi máy tính muốn ký điện tử đều phải cắm USB Token trực tiếp vào máy tính => Áp dụng với đơn vị có 1 hoặc ít máy tính cùng thực hiện ký điện tử lên hóa đơn.

  • Ký thông qua máy chủ: Với hình thức này, chỉ cần cắm USB Token vào máy chủ, các máy trạm kết nối với máy chủ để ký điện tử => Áp dụng với đơn vị có nhiều máy tính cùng thực hiện ký điện tử lên hóa đơn. Xem hướng dẫn tại đây.

Bước 4: Nhấn Đồng ý để hoàn tất thiết lập

Sau khi thiết lập ký số, kế toán có thể ký số lên hóa đơn điện tử và các chứng từ, báo cáo theo hình thức ký số đã thiết lập.

3. Lưu ý

Phải thực hiện thiết lập ký số cho từng Dữ liệu kế toán, từng máy tính và từng chi nhánh độc lập.

Cập nhật 06/11/2025
Chia sẻ bài viết hữu ích này

Bài viết này hữu ích chứ ?

Bài viết liên quan

Tổng đài tư vấn
Bạn vẫn còn thắc mắc chưa được giải đáp? Hãy liên hệ với chúng tôi
Tổng đài MISA