Thiết lập nội dung email gửi hóa đơn, chứng từ, báo cáo

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn thiết lập nội dung email gửi hóa đơn, chứng từ, báo cáo theo nhu cầu thay vì sử dụng mẫu mặc định của chương trình.

Nội dung:

Thiết lập mẫu email gửi báo cáo, hóa đơn, chứng từ
Phân biệt thiết lập riêng và thiết lập chung
Chỉnh sửa nội dung, trường trộn, chèn ảnh, tệp đính kèm
Lưu ý khi thiết lập mẫu email

Phạm vi áp dụng: Kế toán, admin, người dùng thiết lập email gửi chứng từ, báo cáo, hóa đơn

2. Các bước thiết lập mẫu email gửi hóa đơn, chứng từ, báo cáo

Bước 1: Vào menu Hệ thống\Thiết lập email gửi báo cáo\Thiết lập mẫu Email, zalo.

Bước 2: Chọn cách thiết lập:

Thiết lập riêng: Thực hiện bởi từng Người dùng trên từng Chi nhánh của từng Dữ liệu kế toán.
Thiết lập chung: Do vai trò admin thực hiện, áp dụng cho toàn bộ người dùng của một chi nhánh hoặc toàn bộ chi nhánh (theo từng dữ liệu).

Bước 3: Chọn Loại email muốn tự thiết lập nội dung.

Bước 4: Nhấn Thêm mẫu.
Bước 5: Thiết lập lại Tiêu đề email và Nội dung chi tiết của email theo nhu cầu.

Với các thông tin dạng Chữ (text): Sửa lại theo nhu cầu bằng cách gõ nội dung mới hoặc xóa bỏ nội dung cũ.

Với các thông tin dạng Trường dữ liệu thiết lập lại như sau:

Lưu ý: Trường dữ liệu là các thông tin do chương trình tự sinh, được lấy từ hóa đơn, giấy phép sử dụng, danh mục cơ cấu tổ chức,…
Ví dụ: Trường thông tin (##AccountObjectName##) được lấy theo Tên khách hàng trên hóa đơn. Tên khách hàng trên hóa đơn số 0000001 là Nguyễn Văn A; Tên khách hàng trên hóa đơn số 0000002 là Nguyễn Văn B. Khi gửi hóa đơn số 01 cho khách hàng thì trên email thông tin ##AccountObjectName## sẽ hiển thị là Nguyễn Văn A; Khi gửi hóa đơn số 02 cho khách hàng thì trên email thông tin ##AccountObjectName## sẽ hiển thị là Nguyễn Văn B.

Để con trỏ chuột vào vị trí mong muốn hiển thị thông tin trên email.
Tại mục Chọn trường trộn, chọn trường trộn muốn hiển thị, chương trình tự động bổ sung trường trộn vào vị trí đã chọn trên email.

Ngoài ra, có thể chèn thêm ảnh vào nội dung email: Để con trỏ chuột vào vị trí mong muốn và chèn ảnh từ máy tính vào mẫu email.

Với các mẫu Email Báo giá, Đơn đặt hàng, Chứng từ bán hàng, Đơn mua hàng, Mua hàng hóa, dịch vụ, Hợp đồng bán: có thể chọn tệp đính kèm để gửi kèm email.

Lưu ý:

Với loại email Mua hàng hóa, dịch vụ, cần tự thiết lập mới hoàn toàn (không có sẵn mẫu mặc định).
Nếu muốn thiết lập mẫu email ở bên ngoài rồi copy vào phần mềm, có thể Tải danh sách trường trộn để thiết lập.

Để lấy lại mẫu email ngầm định của chương trình, nhấn Lấy lại mẫu mặc định.

Bước 6: Đặt lại Tên mẫu.
Bước 7: Nhấn Cất.

Bước 8: Tích chọn ô Đang áp dụng, chương trình sẽ sử dụng mẫu đang áp dụng để gửi email.
Bước 9: Chọn Định dạng tệp gửi báo cáo, chứng từ: Các tệp đính kèm thiết lập ở trên sẽ được gửi bằng định dạng đã chọn. Nhấn Cất.