8.3. Kiểm tra chênh lệch giữa doanh thu trên sổ cái TK 511, 711 và trên bảng kê bán ra

Mô tả: Các chứng từ bán hàng hạch toán vào TK 511/711, nhưng chưa lập hóa đơn nên không được kê khai lên tờ khai thuế. Khi đó, Báo cáo Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách sẽ hiển thị chứng từ này.

Giải pháp:

Nhấn vào số chứng từ để mở chứng từ lên kiểm tra. Có thể xảy ra 1 trong các trường hợp sau:
1. Trường hợp lập chứng từ bán hàng và xuất hóa đơn đồng thời nhưng Kế toán quên tích chọn Lập kèm hóa đơn thì xử lý như sau:

• Tích chọn Lập kèm hóa đơn
• Khai báo các thông tin của hóa đơn tại tab Hóa đơn và nhấn Cất.
• Mở tờ khai thuế của kỳ tương ứng lên, chọn tab Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.
• Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ để chọn hóa đơn vừa lập ở trên lên bảng kê.

2. Trường hợp lập chứng từ bán hàng trước, sau đó xuất hóa đơn sau nhưng Kế toán quên chưa thực hiện thao tác xuất hóa đơn thì xử lý như sau:

• Trên chứng từ bán hàng, nhấn Lập HĐ để lập hóa đơn bán hàng. Hoặc vào phân hệ Bán hàng, tab Xuất hóa đơn để xuất hóa đơn từ chứng từ bán hàng trên. Xem hướng dẫn xuất hóa đơn sau khi lập chứng từ bán hàng tại đây.
• Sau đó, thực hiện chọn hóa đơn vừa lập vào tờ khai thuế tương tự như trường hợp 1.

Lưu ý: Nếu hóa đơn được kê khai vào kỳ tính thuế lớn hơn kỳ xem báo cáo đối chiếu chứng từ sổ sách thì chương trình sẽ liệt kê hóa đơn này lên báo cáo.

Ví dụ: Chứng từ lập ngày 15/03/2018 nhưng xuất hóa đơn vào ngày 01/04/2018 và kê khai vào kỳ tính thuế tháng 04/2018. Khi xem báo cáo kiểm tra đối chiếu chứng từ sổ sách, nếu chọn xem báo cáo trong khoảng thời gian là quý I/2018 thì trên báo cáo sẽ thể hiện chênh lệch giữa hóa đơn này (tại mục Thuế) và chứng từ hạch toán tương ứng (tại mục Sổ cái), tuy nhiên nếu chọn lại khoảng thời gian xem báo cáo có chứa kỳ kê khai hóa đơn trên. Ví dụ cả năm 2018 thì báo cáo sẽ không hiển thị chênh lệch.

3. Trường hợp lập chứng từ bán hàng trước, sau đó mới xuất hóa đơn nhưng chưa đến thời điểm xuất hóa đơn. Khi đó, tuy hóa đơn hiển thị trên báo cáo đối chiếu chứng từ, sổ sách nhưng thực tế không có chênh lệch. Kế toán cần lưu ý để xuất hóa đơn và kê khai lên tờ khai thuế theo đúng quy định.

Giải pháp:

• Nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ lên.
• Khai báo bổ sung thuế suất thuế GTGT tại tab Thuế, cột % Thuế GTGT.

Lưu ý: Nếu hàng hóa không chịu thuế thì chọn thuế suất là KCT.

• Mở tờ khai thuế của kỳ tương ứng lên, chọn tab Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.
• Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ để chọn lại hóa đơn ở trên lên bảng kê.

Một trong những điều kiện để các chứng từ nghiệp vụ khác, chi tiền mặt, chi tiền gửi…được lấy lên Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra đó là không chọn Nhóm HHDV mua vào. Vì vậy, với nguyên nhân trên cần thực hiện như sau:

1. Mở chứng từ nhấn Bỏ ghi\Sửa.

2. Để trống cột Nhóm HHDV mua vào.

3. Nhấn Cất.

4. Nếu chưa lập tờ khai thuế thì lập mới tờ khai thuế GTGT, chương trình sẽ lấy các chứng từ trên lên Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra.

5. Nếu đã lập tờ khai thuế (và chưa nộp cho cơ quan thuế) thì:

• Mở Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra lên.
• Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ để chọn thêm hóa đơn ở trên lên bảng kê.
• Nhấn Cất.

Mô tả: Nghiệp vụ bán hàng được hạch toán trên phiếu thu, phiếu thu tiền gửi (đã hạch toán đầy đủ bút toán ghi nhận doanh thu và thuế GTGT) nhưng không được lấy lên tờ khai.

Giải pháp:

1. Xóa các chứng từ hạch toán nghiệp vụ bán hàng đã lập ở trên.

2. Hạch toán lại nghiệp vụ bán hàng trên các Chứng từ bán hàng hoặc Chứng từ nghiệp vụ khác. Trong đó: điều kiện để các chứng từ này được lấy lên tờ khai là:

• Chứng từ bán hàng: phải chọn thuế suất thuế GTGT, có đủ số và ngày hóa đơn.
• Chứng từ nghiệp vụ khác: phải chọn thuế suất thuế GTGT; có đủ số và ngày hóa đơn; không chọn Nhóm HHVD mua vào.

Giải pháp:

• Kiểm tra lại ngày hóa đơn đã nhập chính xác chưa và chỉnh sửa lại

• Nếu chưa lập tờ khai thuế thì lập mới tờ khai thuế GTGT, chương trình sẽ lấy các chứng từ trên lên Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra.

• Nếu đã lập tờ khai thuế (và chưa nộp cho cơ quan thuế) thì:

  • Mở Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra lên.
  • Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ để chọn thêm hóa đơn ở trên lên bảng kê.
  • Nhấn Cất.