Tôi mua hàng bằng USD nhưng thanh toán bằng loại tiền khác thì làm thế nào?

Mục đích: Bài viết hướng dẫn xử lý nghiệp vụ mua hàng bằng USD nhưng thanh toán bằng loại tiền khác trên phần mềm kế toán, giúp ghi nhận chính xác công nợ, tỷ giá và các bút toán thanh toán – đối trừ trong các trường hợp trả bằng USD, VND hoặc chuyển đổi giữa tài khoản VND và USD.

Nội dung bài viết: Bao gồm hướng dẫn định khoản, mô tả nghiệp vụ thực tế và các phương án thanh toán, đối trừ chứng từ. 

Phạm vi sử dụng: Áp dụng cho các doanh nghiệp phát sinh nhiều loại tiền tệ.

Cách 1: Trả tiền bằng USD trên chứng từ chi tiền

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng, chọn Chứng từ mua dịch vụ (hoặc vào tabMua hàng hóa, dịch vụ, nhấn Thêm\Chứng từ mua dịch vụ).

Thực hiện theo 1 trong 2 trường hợp:

• Mua hàng nhập khẩu nhập kho
• Mua hàng nhập khẩu không qua kho

Bước 2: Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Chi tiền , Chọn loại tiền USD, nhập tỷ giá thanh toán.

• Hạch toán Nợ TK331/Có TK1121.

Bước 3: Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Đối trừ chứng từ (Hoặc tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Đối trừ chứng từ bên thanh tác nghiệp)

• Lựa chọn Nhà cung cấp, Tài khoản phải trả và Loại tiền, Ngày đối trừ sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
• Tích chọn các chứng từ thanh toán và chứng từ công nợ cần đối trừ. Nhấn Đối trừ. Nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá, hệ thống sẽ tự động sinh ra chứng từ xử lý chênh lệch tỷ giá.

Cách 2: Trả tiền bằng VND trên chứng từ chi tiền

Bước 1:Vào phân hệ Mua hàng, chọn Chứng từ mua dịch vụ (hoặc vào tab Mua hàng hóa, dịch vụ, nhấn Thêm\Chứng từ mua dịch vụ).

Thực hiện theo 1 trong 2 trường hợp:

• Mua hàng nhập khẩu nhập kho
• Mua hàng nhập khẩu không qua kho

Bước 2:  Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Chi tiền , Chọn loại tiền VND, nhập số tiền thanh toán.

• Hạch toán Nợ TK3388/Có TK1121.

Bước 3: Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Chứng từ nghiệp vụ khác, Chọn loại tiền USD, nhập tỷ giá thanh toán.

• Hạch toán Nợ TK331/Có TK3388

Bước 4: Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Đối trừ chứng từ (Hoặc tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Đối trừ chứng từ bên thanh tác nghiệp)

• Lựa chọn Nhà cung cấp, Tài khoản phải trả và Loại tiền, Ngày đối trừ sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
• Tích chọn các chứng từ thanh toán và chứng từ công nợ cần đối trừ. Nhấn Đối trừ. Nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá, hệ thống sẽ tự động sinh ra chứng từ xử lý chênh lệch tỷ giá.

Cách 3: Đơn vị mở tài khoản tiền ngoại tệ tại ngân hàng, thực hiện chuyển tiền từ tài khoản VND để mua ngoại tệ

Bước 1: Vào phân hệ Ngân hàng, nhấn Chi tiền\Chuyển tiền nội bộ

• Tài khoản đi chọn tài khoản VND, Tài khoản đến chọn tài khoản USD.
• Loại tiền để USD, gõ Tỷ giá vào ô tỷ giá.
• Hạch toán bút toán Nợ 1122/Có 1121.

Bước 2: Vào phân hệ Ngân hàng\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Chi tiền\Chi tiền nhà cung cấp

• Chọn loại tiền USD, chọn Nhà cung cấp. Nhấn Lấy dữ liệu.
• Tích chọn chứng từ công nợ cần trả tiền tương ứng. Nhập số trả và số trả quy đổi. Nhấn Trả tiền.
• Phần mềm sẽ tự động sinh chứng từ Ủy nhiệm chi trả tiền nhà cung cấp và xử lý chênh lệch tỷ giá.
• Chọn Tài khoản chi là tài khoản USD. Hạch toán bút toán Nợ TK331/Có TK1122.