6.1. Chứng từ mua CCDC/xuất kho CCDC ra sử dụng, chuyển TSCĐ thành CCDC, thanh toán chi phí trả trước nhưng quên chưa ghi tăng hoặc chưa chọn nguồn hình thành

Mục đích: Bài viết giúp Anh/Chị nhận diện và xử lý tình huống chứng từ hạch toán vào Nợ TK 242 nhưng chưa được chọn vào nguồn hình thành của các chứng từ ghi tăng công cụ dụng cụ (CCDC), chi phí trả trước hoặc điều chỉnh CCDC. Việc này đảm bảo số liệu kế toán và quản lý tài sản, chi phí trả trước luôn khớp đúng khi kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.
Nội dung bài viết gồm:

• Nhận biết nguyên nhân chứng từ Nợ TK 242 chưa chọn nguồn hình thành
• Hướng dẫn kiểm tra, chỉnh sửa nghiệp vụ hạch toán
• Hướng dẫn lập và hoàn thiện chứng từ ghi tăng CCDC, chi phí trả trước, điều chỉnh CCDC
• Lưu ý khi tập hợp chứng từ nguồn hình thành

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị tài sản, chi phí trả trước

Mô tả:  Trường hợp trong kỳ có chứng từ hạch toán vào bên Nợ TK 242 nhưng chưa được chọn vào nguồn hình thành của các chứng từ ghi tăng CCDC, chi phí trả trước, điều chỉnh CCDC (kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách): chương trình sẽ hiển thị báo cáo thể hiện thông tin các chứng từ có sai sót.

Trường hợp này Kế toán thực hiện như sau:

Bước 1. Nhấn vào số chứng từ để mở chứng từ lên kiểm tra:

• Nếu không đúng là một trong các nghiệp vụ (mua CCDC về đưa vào sử dụng ngay/xuất kho CCDC ra sử dụng/chuyển TSCĐ thành CCDC/thanh toán chi phí trả trước) thì chỉnh sửa lại tài khoản hạch toán cho đúng thực tế. (Không hạch toán vào bên Nợ TK 242).
• Nếu đúng là nghiệp vụ mua CCDC thì thực hiện tiếp bước 2.

Bước 2. Vào phân hệ Công cụ dụng cụ\tab Ghi tăng và tab Điều chỉnh, kiểm tra xem đã lập chứng từ ghi tăng CCDC hoặc điều chỉnh CCDC hay chưa? hoặc vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Chi phí trả trước\Danh sách chi phí trả trước, kiểm tra xem đã thêm chi phí trả trước hay chưa?

• Nếu chưa: Lập chứng từ ghi tăng CCDC theo hướng dẫn tại đây hoặc ghi nhận chi phí trả trước theo hướng dẫn tại đây hoặc điều chỉnh CCDC theo hướng dẫn tại đây.
• Nếu đã lập chứng từ ghi tăng CCDC hoặc ghi nhận chi phí trả trước hoặc điều chỉnh CCDC, thực hiện như sau:
  • Với chứng từ ghi tăng CCDC: chọn tab Nguồn gốc hình thành, sau đó chọn các chứng từ mua CCDC về đưa vào sử dụng ngay/xuất kho CCDC ra sử dụng/chuyển TSCĐ thành CCDC ở bước 1 vào danh sách chứng từ hình thành nên CCDC.
  • Với chứng từ ghi nhận chi phí trả trước: chọn tab Tập hợp chứng từ, sau đó chọn các chứng từ thanh toán chi phí trả trước ở bước 1 vào danh sách.
  • Với chứng từ điều chỉnh CCDC: chọn tab Tập hợp chứng từ, sau đó chọn các chứng từ ở bước 1 vào danh sách.