Quản lý các chi phí trả trước

• Tuỳ thuộc vào hình thức thanh toán, các khoản chi phí này sẽ được ghi nhận trên phân hệ Quỹ, Ngân hàng hoặc Tổng hợp. Ví dụ trên phân hệ Ngân hàng.
  • Khai báo thông tin Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ…
  • Thông tin hạch toán chi tiết ( Lưu ý với giá trị Chi phí trả trước cần hạch toán Nợ 242).
  • Các thông tin thống kê khác ( nếu cần).
    
     

Bước 1: Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Chi phí trả trước.
Bước 2: Chọn Thêm.
Bước 3: Khai báo thông tin về khoản chi phí cần phân bổ.

• Tab Thiết lập phân bổ: chọn các đối tượng sẽ được phân bổ khoản chi phí trả trước
  như đối tượng THCP/công trình/đơn hàng/hợp đồng/đơn vị. => Tổng tỷ lệ phân bổ phải bằng 100% và bắt buộc phải nhập TK chi phí để làm căn phân bổ và hạch toán chi phí trong các kỳ.

• Tab Tập hợp chứng từ: chọn các chứng từ ghi nhận chi phí phát sinh đã được lập ở bước 1:
  • Nhấn Chọn chứng từ.
  • Thiết lập điều kiện để tìm kiếm chứng từ cần tập hợp và nhấn Lấy dữ liệu.
  • Tích chọn chứng từ và nhấn Đồng ý.

Bước 4: Nhấn Cất.

Lưu ý:

• Đối với dữ liệu hạch toán đa chi nhánh và sử dụng cả hai hệ thống sổ (tài chính và quản trị), các khoản chi phí trả trước được khai báo khi đang làm việc tại chi nhánh nào, sổ nào sẽ chỉ được lưu trên chi nhánh đó và sổ đó. Nhấn Lấy từ hệ thống sổ tài chính (hoặc ngược lại) trong trường hợp muốn lấy thông tin khoản chi phí trả trước từ sổ này sang sổ khác.

• Để khai báo các khoản chi phí phát sinh trước đầu kỳ: Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\tab Chi phí trả trước.

• Có thể khai báo nhanh chi phí trả trước đầu kỳ, chi phí trả trước bằng cách nhập khẩu excel 

Bước 1: Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Chi phí trả trước\Phân bổ chi phí trả trước.
Bước 2: Nhấn Thêm.
Bước 3: Chọn kỳ phân bổ chi phí tương ứng và nhấn Đồng ý.

Bước 4: Hệ thống tự động lấy các chi phí trả trước cùng số tiền phân bổ trong kỳ:

• Xác định các khoản chi phí cần phân bổ.

• Phân bổ chi phí cho các đối tượng đã được thiết lập tại bước 2.

• Ghi nhận bút toán hạch toán chi phí.

Bước 5: Nhấn Cất.

Lưu ý: Trường hợp Ngày ghi tăng Chi phí trả trước không tròn tháng thì bạn có thể lựa chọn Cách phân bổ Chi phí trả trước cho tháng đầu tiên bằng cách vào menu Hệ thống/Tuỳ chọn/mục Tuỳ chọn chung, tại dòng “Cách phân bổ CCDC, chi phí trả trước, doanh thu nhận trước tháng đầu tiên” chọn mục “Phân bổ từ ngày ghi tăng/ngày bắt đầu phân bổ“

Bước 1: Chọn Báo cáo\tab Danh sách Báo cáo\nhóm báo cáo Tổng hợp (Hoặc Vào phân hệ Tổng hợp\tabBáo cáo phân tích, nhấn Chọn báo cáo).
Bước 2: Chọn báo cáo liên quan đến phân bổ chi phí trả trước (Bảng tính phân bổ chi phí trả trước, Tình hình phân bổ chi phí trả trước…)
Bước 3: Thiết lập tham số báo cáo.

Bước 4: Nhấn Đồng ý.