4.4. Danh sách chứng từ trả tiền, trả lại, giảm giá có chứng từ công nợ bị bỏ ghi, xóa

Mục đích: Hướng dẫn xử lý trường hợp báo cáo hiển thị các chứng từ trả tiền, trả lại, giảm giá có liên quan đến chứng từ công nợ đã bị bỏ ghi hoặc xóa.
Nội dung:

• Nguyên nhân xuất hiện chứng từ công nợ bị bỏ ghi hoặc xóa
• Giải pháp kiểm tra và xử lý các chứng từ liên quan

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản trị viên, người kiểm tra báo cáo công nợ

2.1 Nguyên nhân 

Thông thường, khi đã lập chứng từ trả tiền, trả lại, giảm giá có chọn đến chứng từ công nợ thì không thể bỏ ghi hay xóa được chứng từ công nợ này. Tuy nhiên, có thể phát sinh lỗi do thao tác không chính thống khiến các chứng từ công nợ bị bỏ ghi hoặc xóa, dẫn đến báo cáo hiển thị chi tiết các chứng từ này.

2.2 Giải pháp xử lý chứng từ công nợ bị bỏ ghi hoặc xóa

Tại giao diện Báo cáo kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách\ mục 4.4 Danh sách chứng từ trả tiền, trả lại, giảm giá có chứng từ công nợ bị bỏ ghi, xóa,xử lý theo các bước sau

Bước 1: Nhấn vào số chứng từ để mở chứng từ lên, tại mục Tham chiếu, nhấn vào số chứng từ để mở chứng từ công nợ kiểm tra chi tiết.

Bước 2: Nếu chứng từ công nợ chỉ bị Bỏ ghi: Kiểm tra và chỉnh sửa lại chứng từ cho đúng thực tế, sau đó Ghi sổ lại.

Bước 3: Nếu chứng từ công nợ đã bị Xóa:

• Lập lại chứng từ công nợ theo đúng thực tế.
• Xóa chứng từ trả tiền, trả lại, giảm giá có chọn đến chứng từ công nợ đã bị xóa.
• Lập chứng từ trả tiền, trả lại, giảm giá mới chọn đến chứng từ công nợ mới lập.