Quản lý tài liệu

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn cách lưu trữ và tra cứu các tệp thông tin dùng chung trong doanh nghiệp trên phân hệ Tài liệu.
Nội dung:

Giới thiệu chức năng quản lý tài liệu
Hướng dẫn thao tác tạo mới, đổi tên thư mục
Liên kết tới các chức năng thêm mới và tìm kiếm tài liệu

Phạm vi áp dụng: Quản trị viên, nhân viên văn phòng, người dùng có quyền truy cập phân hệ Tài liệu.

2. Các bước thực hiện

Cho phép lưu trữ và tra cứu các tệp thông tin dùng chung trong toàn doanh nghiệp. VD: các thông tư, quyết định, chế độ kế toán, các nội quy, quy định của doanh nghiệp,…

Bước 1: Vào chương trình, trên thanh tác nghiệp các phân hệ, chọn Tài liệu, xuất hiện màn hình gồm 02 phần:

Thanh tác nghiệp: Hiển thị cây thư mục chứa tài liệu của doanh nghiệp, đồng thời hiển thị thông tin chi tiết của thư mục hiện thời.
Màn hình danh sách: Hiển thị danh sách các thư mục và tài liệu nằm trong thư mục hiện thời.

Bước 2: Trên thanh tác nghiệp của phân hệ Tài liệu, có thể thực hiện các chức năng sau:

Tạo mới thư mục
- Để tạo mới thư mục tài liệu, tại cây tài liệu bên thanh tác nghiệp, nhấn chuột phải và chọn Tạo mới thư mục hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N.
- Nhập tên thư mục cần thêm vào dòng thư mục mới.
Đổi tên thư mục
- Để đổi tên mục tài liệu, tại cây tài liệu bên thanh tác nghiệp, chọn thư mục cần đổi tên, nhấn chuột phải và chọn Đổi tên hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F2.
- Nhập lại tên thư mục muốn sửa.