Mua hàng theo đơn mua hàng

Mục đích : Bài viết hướng dẫn lập chứng từ mua hàng từ đơn mua hàng, giúp kế toán tự động chuyển thông tin từ đơn mua sang chứng từ, đảm bảo quản lý tiến độ thực hiện đơn hàng, theo dõi công nợ và hạch toán mua hàng chính xác, tiết kiệm thời gian nhập liệu.

Phạm vi sử dụng: Các doanh nghiệp nhu cầu quản lý, hạch toán mua hàng cho doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán.

1. Trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa về cho hoạt động kinh doanh thương mại, dịch vụ

Nợ TK 152, 156, 611…                      Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133                                           Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331…                 Tổng giá thanh toán

2. Trường hợp mua hàng về không nhập kho mà đưa vào sử dụng ngay

Nợ TK 621, 623, 641, 642…              Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133                                           Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 111, 112, 331…                 Tổng giá thanh toán

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng\tab Đơn mua hàng, chọn chức năng Thêm.

• Khai báo thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng cần đặt mua trên đơn mua hàng, sau đó nhấn Cất.

   Lưu ý: Nếu muốn quản lý tình trạng thực hiện của các đơn mua hàng, kế toán cần cập nhật lại trạng thái thực hiện cho các đơn hàng đó bằng cách nhấn chuột phải trên màn hình danh sách và chọn chức năng Cập nhật tình trạng. 

Bước 2:Vào phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng hóa.

Bước 3: Chọn Tiện ích\Lập từ Đơn mua hàng trên thanh công cụ.

• Thiết lập điều kiện để tìm kiếm đơn hàng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
• Tích chọn các mặt hàng cần mua từ đơn đặt hàng và nhập số lượng cần mua vào ô Số lượng nhận.

• Nhấn Đồng ý, hệ thống sẽ tự động lấy các mặt hàng cần mua từ đơn đặt hàng ra chứng từ mua hàng.

Bước 4: Lựa chọn loại chứng từ mua hàng cần lập Mua hàng trong nước nhập kho, Mua hàng nhập khẩu nhập kho, Mua hàng trong nước không qua kho,..

Bước 5: Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay.

Lưu ý: Với phương thức Chưa thanh toán, có thể thiết lập Điều khoản thanh toán vàtheo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.

Bước 6: Xác nhận lập chứng từ mua hàng có nhận kèm hóa đơn hay không hoặc không có hóa đơn.

• • • Kiểm tra và khai báo bổ sung các thông tin còn thiếu cho chứng từ mua hàng trên các tab chi tiết, sau đó nhấn Cất.

• Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi chứng từ mua hàng về nhập kho được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu nhập kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ phiếu nhập kho vào sổ kho .
• Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.