Cho phép bù trừ công nợ phải thu và công nợ phải trả của một đối tượng là khách hàng, là nhà cung cấp hoặc là nhân viên hoặc vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp,...
Phần mềm cho phép NSD thực hiện Bù trừ công nợ theo 2 cách:
1. Bù trừ công nợ theo hóa đơn
Để bù trừ công nợ theo hoá đơn, thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Thiết lập chế độ bù trừ công nợ theo hoá đơn
Vào menu Hệ thống\Tùy chọn.
Tích chọn mục Bù trừ chi tiết theo hóa đơn.
Nhấn Đồng ý.
Lưu ý: Bước này chỉ cần thực hiện một lần, với những lần bù trừ sau sẽ không phải thiết lập nữa
Bước 2: Bù trừ công nợ theo hoá đơn
Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng (hoặc Bán hàng)\Bù trừ công nợ (hoặc chọn chức năng Bù trừ công nợ bên thanh tác nghiệp).
Chọn ngày bù trừ, nhập loại tiền bù trừ, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
Nhấn Thực hiện bù trừ.
Thiết lập thông tin sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
Tích chọn các chứng từ phải thu, phải trả được bù trừ công nợ với nhau.
Nhấn Bù trừ, hệ thống sẽ tự động sinh ra chứng từ bù trừ công nợ trên danh sách chứng từ nghiệp vụ khác thuộc phân hệ Tổng hợp.
Kiểm tra lại thông tin trên chứng từ bù trừ công nợ:
Thông tin chung: hệ thống đã tự động lấy lên thông tin đối tượng, TK phải thu, phải trả, loại tiền và chứng từ tham chiếu căn cứ vào thông tin được chọn trên form bù trừ công nợ, kế toán chỉ phải nhập thông tin lý do.
Thông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số chứng từ sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.
Thông tin hạch toán: hệ thống đã tự động hạch toán nghiệp vụ bù trừ công nợ giữa TK 131 và TK 331.
Sau khi kiểm tra xong thông tin, nhấn Cất.
2. Bù trừ công nợ theo tài khoản
Để bù trừ công nợ theo tài khoản, thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Thiết lập chế độ để bù trừ công nợ theo tài khoản
Vào menu Hệ thống\Tùy chọn.
Bỏ tích chọn mục Bù trừ chi tiết theo hóa đơn.
Nhấn Đồng ý.
Lưu ý: Bước này chỉ cần thực hiện một lần, với những lần bù trừ sau sẽ không phải thiết lập nữa.
Bước 2: Bù trừ công nợ theo tài khoản
Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng (hoặc Bán hàng)\Bù trừ công nợ (hoặc chọn chức năng Bù trừ công nợ bên thanh tác nghiệp).
Chọn ngày bù trừ, nhập loại tiền bù trừ, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
Tích chọn các tài khoản cần bù trừ.
Nhấn Bù trừ, hệ thống sẽ tự động sinh ra chứng từ bù trừ công nợ trên danh sách chứng từ nghiệp vụ khác thuộc phân hệ Tổng hợp.
Kiểm tra lại thông tin trên chứng từ bù trừ công nợ:
Thông tin chung: hệ thống đã tự động lấy lên thông tin đối tượng, TK phải thu, phải trả, loại tiền và chứng từ tham chiếu căn cứ vào thông tin được chọn trên form bù trừ công nợ, kế toán chỉ phải nhập thông tin lý do.
Thông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số chứng từ sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.
Thông tin hạch toán: hệ thống đã tự động hạch toán nghiệp vụ bù trừ công nợ giữa TK 131 và TK 331.
Sau khi kiểm tra xong thông tin, nhấn Cất.
Lưu ý
1. Sau khi lưu chứng từ bù trừ công nợ, có thể chọn chức năng In trên thanh công cụ để chọn mẫu chứng từ bù trừ cần in. Kế toán có thể in theo mẫu do phần mềm cung cấp hoặc theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (xem thêm chức năng Thiết kế mẫu chứng từ)
2. Các chứng từ bù trừ công nợ sẽ được lưu độc lập trên từng hệ thống sổ quản trị hoặc sổ tài chính. Đồng thời, sẽ được lưu trữ trên tab Chứng từ nghiệp vụ khác của phân hệ Tổng hợp.
3. Để sửa lại nội dung các chứng từ phải thu, phải trả đã được chọn để bù trừ công nợ, cần phải xoá chứng từ bù trừ trên phân hệ Tổng hợp trước khi sửa.
