Cho phép lập chứng từ trả tiền cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc thông qua chuyển khoản ngân hàng, chi tiết theo từng chứng từ mua hàng.
Cách thao tác
Trả tiền nhà cung cấp bằng tiền mặt
Tại phân hệ Mua hàng (hoặc Quỹ), chọn chức năng Trả tiền nhà cung cấp bên thanh tác nghiệp (hoặc vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng (hoặc Quỹ)\Trả tiền nhà cung cấp).
Chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt.
Lựa
chọn loại tiền và nhà cung cấp đã được trả tiền, hệ thống sẽ tự động
liệt kê các chứng từ mua hàng chưa thanh toán theo loại tiền và nhà cung
cấp đã chọn.
Việc ghi nhận số tiền đã trả cho nhà cung cấp được thực hiện trên phần mềm theo một trong hai trường hợp sau:
Trường hợp trả một phần trong tổng số tiền công nợ của nhà cung cấp (không gắn với hoá đơn mua hàng cụ thể nào).
Trường hợp trả theo từng chứng từ mua hàng đã phát sinh.
Nhập tỷ lệ chiết khấu thanh toán (nếu có), sau đó nhấn Trả tiền, hệ thống sẽ tự động sinh ra phiếu chi trả tiền cho nhà cung cấp.
Kiểm tra lại các thông tin do hệ thống tự động sinh ra.
Thông tin chung:
hệ thống đã tự động lấy lên thông tin nhà cung cấp, lý do chi, tham
chiếu. Kế toán sẽ khai báo bổ sung các thông tin còn thiếu (nếu có).
Thông tin chứng từ:
nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ => Ngày
hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số chứng từ sẽ
được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu
Hệ thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.
Thông tin hạch toán: hệ thống đã tự động hạch toán nghiệp vụ trả tiền nhà cung cấp bằng tiền mặt, chiết khấu thanh toán (nếu có).
Sau khi kiểm tra và nhập bổ sung thông tin cho phiếu chi trả tiền nhà cung cấp, nhấn Cất.
Trả tiền nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng
Tại phân hệ Mua hàng (hoặc Ngân hàng), chọn chức năng Trả tiền nhà cung cấp bên thanh tác nghiệp (hoặc vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng (hoặc Ngân hàng)\Trả tiền nhà cung cấp).
Chọn phương thức thanh toán là Uỷ nhiệm chi, Séc chuyển khoản hoặc Séc tiền mặt.
Lựa
chọn loại tiền và nhà cung cấp đã được trả tiền, hệ thống sẽ tự động
liệt kê các chứng từ mua hàng chưa thanh toán theo loại tiền và nhà cung
cấp đã chọn.
Việc ghi nhận số tiền đã trả cho nhà cung cấp được thực hiện trên phần mềm theo một trong hai trường hợp sau:
Trường hợp trả một phần trong tổng số tiền công nợ của nhà cung cấp (không gắn với hoá đơn mua hàng cụ thể nào).
Trường hợp trả theo từng chứng từ mua hàng đã phát sinh.
Nhập tỷ lệ chiết khấu thanh toán (nếu có), sau đó nhấn Trả tiền, hệ thống sẽ tự động sinh ra chứng từ Trả tiền nhà cung cấp bằng Uỷ nhiệm chi (hoặc Séc chuyển khoản trả tiền nhà cung cấp hoặc Séc tiền mặt trả tiền nhà cung cấp).
Kiểm tra lại các thông tin do hệ thống tự động sinh ra:
Thông tin chung:
hệ thống đã tự động lấy lên thông tin nhà cung cấp, lý do chi, tham
chiếu. Kế toán sẽ khai báo bổ sung các thông tin về tài khoản chi và tài
khoản nhận.
Thông tin chứng từ:
nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ => Ngày
hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số chứng từ sẽ được
hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ
thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.
Thông tin hạch toán: hệ thống đã tự động hạch toán nghiệp vụ trả tiền nhà cung cấp thông qua tiền gửi ngân hàng, chiết khấu thanh toán (nếu có).
Sau khi kiểm tra và nhập bổ sung thông tin cho chứng từ trả tiền nhà cung cấp, nhấn Cất.
Lưu ý
1. Sau khi lưu chứng từ trả tiền nhà cung cấp, có thể chọn chức năng In trên thanh công cụ để chọn mẫu chứng từ trả tiền cần in. Có thể in theo mẫu do phần mềm cung cấp hoặc theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (xem thêm chức năng Thiết kế mẫu chứng từ).
2. Các chứng từ trả tiền nhà cung cấp (tiền mặt hoặc tiền gửi) sẽ được lưu độc lập trên từng hệ thống sổ quản trị hoặc sổ tài chính. Đồng thời, sẽ được lưu trữ trên tab Thu, chi tiền của phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.
3. Để sửa lại nội dung chứng từ mua hàng hàng đã phát sinh chứng từ trả tiền nhà cung cấp, cần phải xoá chứng từ trả tiền nhà cung cấp trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng trước khi sửa.
