1. Trang chủ
  2. Khác
  3. 1. Hướng dẫn sử dụng
  4. Menu Nghiệp vụ
  5. Kho
  6. Kiểm kê kho

Kiểm kê kho

Mục lục

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

1.Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn quy trình kiểm kê, xử lý chênh lệch hàng tồn kho trên phần mềm.

Nội dung:

  • Định khoản các trường hợp thừa, thiếu hàng tồn kho khi kiểm kê
  • Mô tả nghiệp vụ kiểm kê kho
  • Hướng dẫn chi tiết các bước kiểm kê, xử lý kết quả trên phần mềm
  • Lưu ý khi thực hiện kiểm kê và xử lý chênh lệch

Phạm vi áp dụng: Kế toán kho, kế toán trưởng, thủ kho, cán bộ quản lý kho.

2.Định khoản

2.1 Phát hiện thừa nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa sau khi kiểm kê:

  • Ghi nhận các khoản thừa hàng tồn kho khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:

Nợ TK 152, 155, 156

Có TK 3381       (nếu chưa phát hiện được nguyện nhân)

=> Nếu xác định ngay khi kiểm kê số nguyên liệu, vật liệu thừa là của các doanh nghiệp khác khi nhập kho chưa ghi tăng TK 152 thì không ghi vào bên Có tài khoản 338 (3381) mà doanh nghiệp chủ động ghi chép và theo dõi trong hệ thống quản trị và trình bày trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính

  • Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý

Nợ TK 3381

Có TK liên quan

2.2 Phát hiện thiếu nguyên vật liệu, hàng hóa sau khi kiểm kê:

  • Các khoản thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:

Nợ TK 1381 Phải thu khác (trường hợp chưa phát hiện ra nguyên nhân)

Có TK 152, 155, 156

  • Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý

Nợ TK 111 – Tiền mặt (người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (tiền bồi thường của người phạm lỗi)

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ tiền lương của người phạm lỗi)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần giá trị hao hụt, mất mát nguyên liệu, vật liệu còn lại phải tính vào giá vốn hàng bán)

Có TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý).

3.Các bước thực hiện

3.1 Thành lập hội đồng kiểm kê và lập kế hoạch kiểm kê

Để phục vụ cho công tác Quyết toán báo cáo tài chính, vào cuối kỳ Kế toán đơn vị phải thành lập hội đồng kiểm kê và lập kế hoạch kiểm kê toàn bộ tài sản, nguồn vốn hiện có theo đúng quy định:

  • Xem các quy định và quy trình thực hiện kiểm kê tại đây.
  • Tải mẫu Quyết định thành lập hồi đồng kiểm kê và Kế hoạch kiểm kê tại đây.

3.2 Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho

Sau khi kiểm kê, nếu có chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ sách. Kế toán cần thực hiện:

  • Kiểm tra lại số liệu trên sổ sách, nếu có sai sót thì chỉnh sửa lại cho đúng. Xem các sai sót thường gặp khi hạch toán kế toán hàng tồn kho và cách xử lý tại đây.
  • Nếu không phát hiện sai sót khi hạch toán kế toán thì ghi nhận kết quả kiểm kê theo một trong các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Kiểm kê hàng hóa thông thường

Bước 1. Vào phân hệ Kho, chọn Kiểm kê (hoặc vào tab Kiểm kê, nhấn Thêm).

Bước 2. Chọn kho và mốc thời gian kiểm kê, sau đó nhấn Đồng ý.

Bước 3. Nhập kết quả kiểm kê của các vật tư, hàng hoá có phát sinh chênh lệch với sổ sách kế toán hoặc bị kém/mất phẩm chất vào bảng kiểm kê.

  • Tích chọn Kiểm kê giá trị, nếu muốn nhập thêm kết quả kiểm kê theo giá trị tồn thực tế của vật tư, hàng hoá.
  • Tab Vật tư, hàng hoá cần điều chỉnh:

+ Chọn vật tư, hàng hoá có phát sinh chênh lệch, sau đó nhập số lượng, giá trị kiểm kê thực tế (nếu muốn kiểm kê theo giá trị).
+ Chọn vật tư, hàng hóa bị kém/mất phẩm chất và nhập số lượng vào cột tương ứng.

Lưu ý: Có thể chọn nhanh tất cả VTHH cùng lúc bằng cách nhấn chuột phải, chọn Lấy lên tất cả VTHH

  • Tab Thành viên tham gia: khai báo thông tin nhân viên tham gia kiểm kê kho.
  • Tab Kết quả xử lý: Nhập kết luận sau khi thực hiện kiểm kê.

Bước 4. Nhấn Cất.
Bước 5. Nhấn In và chọn mẫu Biên bản kiểm kê cần in, sau đó chuyển cho các đối tượng có liên quan ký xác nhận và lưu trữ lại theo quy định.

Trường hợp 2: Kiểm kê hàng hóa theo số lô, hạn sử dụng

Bước 1. Vào phân hệ Kho, chọn Kiểm kê (hoặc vào tab Kiểm kê, nhấn Thêm).

Bước 2. Chọn kho và mốc thời gian kiểm kê.
Bước 3. Tích chọn Chi tiết theo và chọn Số lô, hạn sử dụng.
Bước 4. Nhấn Đồng ý.

Bước 5. Nhập kết quả kiểm kê đối với các vật tư, hàng hoá có phát sinh chênh lệch vào bảng kiểm kê.

  • Tích chọn Kiểm kê giá trị, nếu muốn nhập thêm kết quả kiểm kê theo giá trị tồn thực tế của vật tư, hàng hoá.
  • Tab Vật tư, hàng hoá cần điều chỉnh: chọn vật tư, hàng hoá có phát sinh chênh lệch và nhập số lượng, giá trị kiểm kê thực tế (nếu muốn kiểm kê theo giá trị)

  • Tab Thành viên tham gia: khai báo thông tin nhân viên tham gia kiểm kê kho.
  • Tab Kết quả xử lý: Nhập kết luận sau khi thực hiện kiểm kê.

Bước 6. Nhấn Cất.
Bước 7. Nhấn In và chọn mẫu Biên bản kiểm kê cần in, sau đó chuyển cho các đối tượng có liên quan ký xác nhận và lưu trữ lại theo quy định.

Trường hợp 3: Kiểm kê hàng hóa theo mã quy cách

Bước 1. Vào phân hệ Kho, chọn Kiểm kê (hoặc vào tab Kiểm kê, nhấn Thêm).

Bước 2. Chọn kho và mốc thời gian kiểm kê.
Bước 3. Tích chọn Chi tiết theo và chọn Mã quy cách.
Bước 4. Nhấn Đồng ý.

Bước 5. Nhập kết quả kiểm kê đối với các vật tư, hàng hoá có phát sinh chênh lệch vào bảng kiểm kê.

  • Tab Vật tư, hàng hoá cần điều chỉnh: chọn vật tư, hàng hoá có phát sinh chênh lệch và nhập số lượng, giá trị kiểm kê thực tế.

  • Tab Thành viên tham gia: khai báo thông tin nhân viên tham gia kiểm kê kho.
  • Tab Kết quả xử lý: Nhập kết luận sau khi thực hiện kiểm kê.

Bước 6. Nhấn Cất.
Bước 7. Nhấn In và chọn mẫu Biên bản kiểm kê cần in, sau đó chuyển cho các đối tượng có liên quan ký xác nhận và lưu trữ lại theo quy định.

Lưu ý

  • Trước khi kiểm kê, có thể xuất toàn bộ danh sách vật tư, hàng hóa ra file excel để phục vụ kiểm kê đối chiếu với số tồn thực tế bằng cách: Nhấn Xuất khẩu VTHH trên giao diện Bảng kiểm kê vật tư, hàng hóa.
  • Nhấn Lấy lại số tồn, nếu sau khi lập Bảng kiểm kê vật tư, hàng hóa có phát sinh chứng từ làm thay đổi số tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Chương trình sẽ cập nhật lại số liệu tại cột Số lượng theo sổ kế toán đúng thực tế.
  • Nhấn Nhập khẩu kết quả để lấy được kết quả kiểm kê tồn kho thực tế từ tệp excel vào phần mềm. => Chi tiết hướng dẫn các bước thực hiện, xem tương tựtại đây.

3.3 Xử lý kết quả kiểm kê

Với những vật tư, hàng hóa phát sinh chênh lệch, Kế toán có thể xử lý như sau:

  • Chọn Lập PN trên bảng kiểm kê, chương trình sẽ tự động sinh phiếu nhập kho cho các vật tư, hàng hóa có Số kiểm kê thực tế > Số liệu trên sổ kế toán.

  • Chọn Lập PX trên bảng kiểm kê, chương trình sẽ tự động sinh phiếu xuất kho cho các vật tư, hàng hóa có Số kiểm kê thực tế < Số liệu trên sổ kế toán.

Sau khi xử lý kết quả kiểm kê, chương trình tự động tích chọn ô Đã xử lý chênh lệch trên Bảng kiểm kê vật tư, hàng hóa\tab Kết quả xử lý.

3.4 Tổng hợp kết quả kiểm kê

Sau khi thực hiện kiểm kê tất cả các tài sản, nguồn vốn trong đơn vị theo quy định, Kế toán tổng hợp toàn bộ kết quả kiểm kê tài sản, nguồn vốn của Doanh nghiệp (bao gồm kết quả kiểm kê hàng tồn kho) vào Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.
Tải mẫu Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê tại đây.

4.Lưu ý

Người dùng không thể điều chỉnh vừa tăng vừa giảm cho 1 vật tư hàng hoá trong kho. (Ví dụ: điều chỉnh tăng số lượng, giảm giá trị và ngược lại). Nếu có phát sinh thì đơn vị cần tách kiểm kê thành 2 lần tương ứng với số lượng và giá trị cần kiểm kê

Lượt xem: 6.593
Cập nhật 31/10/2025
Chia sẻ bài viết hữu ích này

Bài viết này hữu ích chứ ?

Có Không

Bài viết liên quan

Tổng đài tư vấn
Bạn vẫn còn thắc mắc chưa được giải đáp? Hãy liên hệ với chúng tôi
Tổng đài MISA
Danh sách các kênh hỗ trợ
Cộng đồng hỗ trợ miễn phí
Hướng dẫn qua youtube
Đào tạo/giải đáp miễn phí (qua Zoom)
Chat trực tuyến
Email

CÔNG TY CỔ PHẦN MISA

Trụ sở chính:
Tòa nhà Technosoft - Ngõ 15
Duy Tân, Q.Cầu giấy, Hà Nội

Khám phá

Tài nguyên

Blogs

Copyright © 1994 - 2025 MISA JSC | Chính sách bảo mật