Lỗi cất chứng từ không thành công khi bỏ trống số chứng từ chuyển kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng bán gửi đại lý

Mục đích: Bài viết này giúp kế toán nhận biết và khắc phục lỗi không cất được chứng từ chuyển kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc phiếu xuất kho hàng bán gửi đại lý do bỏ trống số chứng từ, đảm bảo quy trình phát hành và quản lý chứng từ đúng quy định.

Nội dung bài viết gồm:

• Hướng dẫn xử lý lỗi khi số chứng từ bị bỏ trống
• Cách phát hành và cập nhật số chứng từ trên phần mềm
• Lưu ý về thiết lập tùy chọn quản lý số chứng từ theo hóa đơn

Phạm vi áp dụng: Dành cho kế toán, quản trị viên hệ thống và doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có nghiệp vụ chuyển kho, vận chuyển nội bộ hoặc gửi bán đại lý.

Nguyên nhân: Đối với các đơn vị thực hiện Quản lý phiếu XK kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu XK hàng bán gửi đại lý như hóa đơn, số chứng từ phần mềm đang mặc định là số hóa đơn, do chưa thực hiện phát hành nên số chứng từ chưa được cập nhật.

Giải pháp: Để ghi sổ được chứng từ, người dùng cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Nhấn OK để đóng câu cảnh báo.
• Bước 2: Trên giao diện chứng từ, nhấn nút Phát hành HĐ điện tử.
• Bước 3: Cắm chữ ký số và thực hiện phát hành theo hướng dẫn, phần mềm sẽ cập nhật số chứng từ khi phát hành:
  • Lập và phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
  • Lập và phát hành phiếu xuất kho gửi bán đại lý.

Trường hợp không muốn quản lý phiếu XK kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu XK hàng bán gửi đại lý như hóa đơn theo số hóa đơn, người dùng bỏ tích tùy chọn Quản lý phiếu XK kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu XK gửi bán đại lý giống hóa đơn trên menu Hệ thống\Tùy chọn\Hóa đơn: