Lập dự toán ngân sách

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn lập kế hoạch chi tiết về doanh thu, chi phí và lợi nhuận cho từng phòng ban, giúp đánh giá kết quả thực tế so với dự toán để hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
Nội dung:

Thiết lập thông tin chung của dự toán
Lập dự toán theo từng trường hợp: Doanh thu, Chi phí, hoặc Doanh thu – Chi phí – Lợi nhuận
Các lưu ý khi lập dự toán

Phạm vi áp dụng: Kế toán, quản lý phòng ban, lãnh đạo doanh nghiệp

2. Các bước thực hiện

2.1 Thiết lập thông tin chung của dự toán

Bước 1: Vào Nghiệp vụ/ Ngân sách / Tại giao diện dự toán Chọn Chi nhánh (nếu dữ liệu đa chi nhánh) và Năm muốn lập dự toán.
Bước 2: Tại mục Lập theo năm: Tích chọn hoặc bỏ tích chọn để lập dự toán theo năm hoặc theo từng tháng trong năm.
Bước 3: Tại mục Dự toán chi phí chi tiết theo đơn vị: Chọn bộ phận/phòng ban muốn lập dự toán (nếu cần).

2.2 Lập dự toán theo từng trường hợp

2.2.1 Trường hợp 1: Lập dự toán Doanh thu

Thường sử dụng ở bộ phận Kinh doanh
Bước 1: Tích chọn Doanh thu (không tích chọn Chi phí).
Bước 2: Chọn lập dự toán doanh thu bán hàng theo một trong ba cách:

Tài khoản: Lập dự toán doanh thu theo từng tài khoản doanh thu khai báo trên danh mục tài khoản gồm: 511x; 521x; 515x; 711x.
Nhóm VTHH: Lập dự toán chi tiết theo từng khoản mục doanh thu, mỗi khoản mục lại chi tiết theo từng nhóm VTHH (Riêng khoản mục Doanh thu hoạt động tài chính và Thu nhập khác không chi tiết theo nhóm VTHH mà vẫn chi tiết theo tài khoản).
Tài khoản và nhóm VTHH: Lập dự toán theo từng tài khoản doanh thu, mỗi tài khoản lại chi tiết theo từng nhóm VTHH (Riêng khoản mục Doanh thu hoạt động tài chính và Thu nhập khác không chi tiết theo nhóm VTHH mà vẫn chi tiết theo tài khoản).

Lưu ý: Trong cùng một năm, tất cả các đơn vị đều phải chọn cách lập dự toán doanh thu như nhau.
Bước 3: Nhập dự toán cho từng Tài khoản/nhóm VTHH (tùy theo thiết lập ở bước 2). Nếu chưa có nhóm VTHH thì khai báo theo hướng dẫn tại đây.

Bước 4: Có thể xem các biểu đồ phân tích Doanh thu thực tế so với Dự toán để đánh giá hiệu quả kinh doanh. Bao gồm:

Tình hình thực hiện doanh thu: Thể hiện chênh lệch giữa Doanh thu thực tế so với Doanh thu dự toán của 01 đơn vị trong kỳ báo cáo.
Tình hình thực hiện doanh thu theo tháng/quý: Thể hiện chênh lệch giữa Doanh thu thực tế so với Doanh thu dự toán của 01 đơn vị theo từng tháng/quý trong năm.
Tình hình thực hiện doanh thu theo đơn vị: Thể hiện chênh lệch giữa Doanh thu thực tế so với Doanh thu dự toán của các đơn vị trực thuộc.

2.2.2 Trường hợp 2: Lập dự toán Chi phí

Thường sử dụng ở các phòng ban (trừ bộ phận Kinh doanh)
Bước 1: Tích chọn Chi phí (không tích chọn Doanh thu).
Bước 2: Nhập dự toán cho từng khoản mục chi phí. Nếu chưa có KMCP thì khai báo theo hướng dẫn tại đây.

Lưu ý:

Khi phát sinh chứng từ hạch toán chi phí (Hạch toán vào các tài khoản chi phí 632, 641, 642, 811,…), cần chọn Khoản mục chi phí tương ứng. Ví dụ: Khi lập phiếu chi.

Xem báo cáo Tình hình chi phí thực tế so với dự toán
Hoặc xem các biểu đồ phân tích Chi phí thực tế so với Dự toán trên tab Biểu đồ để đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí. Bao gồm:
- Tình hình thực hiện chi phí: Thể hiện chênh lệch giữa Chi phí thực tế so với Chi phí dự toán của 01 đơn vị trong kỳ báo cáo.
- Tình hình thực hiện chi phí theo tháng/quý: Thể hiện chênh lệch giữa Chi phí thực tế so với Chi phí dự toán của 01 đơn vị theo từng tháng/quý trong năm.
- Tình hình thực hiện chi phí theo đơn vị: Thể hiện chênh lệch giữa Chi phí thực tế so với Chi phí dự toán của các đơn vị trực thuộc.

2.2.3 Lập dự toán Doanh thu, Chi phí, Lợi nhuận

Thường sử dụng ở Tổng công ty hoặc các chi nhánh, cửa hàng
Bước 1: Tích chọn Doanh thu và Chi phí.
Bước 2: Nhập dự toán Doanh thu và Chi phí tương tự như các trường hợp trên.
=> Chương trình tự xác định dự toán Lợi nhuận, riêng mục Thuế TNDN có thể nhập lại nếu kế hoạch lợi nhuận đang lập khác với kế hoạch lợi nhuận tính thuế.
Bước 3: Xem các biểu đồ phân tích Doanh thu/Chi phí/Lợi nhuận thực tế so với Dự toán trên tab Biểu đồ để đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Bao gồm:

Tình hình thực hiện doanh thu/chi phí/lợi nhuận: Thể hiện chênh lệch giữa doanh thu/chi phí/lợi nhuận thực tế so với dự toán của 01 đơn vị trong kỳ báo cáo.
Tình hình thực hiện doanh thu/chi phí/lợi nhuận theo tháng/quý: Thể hiện chênh lệch giữa doanh thu/chi phí/lợi nhuận thực tế so với dự toán của 01 đơn vị theo từng tháng/quý trong năm.
Tình hình thực hiện doanh thu/chi phí/lợi nhuận theo đơn vị: Thể hiện chênh lệch giữa doanh thu/chi phí/lợi nhuận thực tế so với dự toán của các đơn vị trực thuộc.

3. Lưu ý

3.1. Với dữ liệu đa chi nhánh, khi lập dự toán ở Tổng công ty có thể xem nhanh tổng dự toán đã lập của Tổng công ty và các chi nhánh phụ thuộc để cân đối, điều chỉnh dự toán đang lập (nếu cần) bằng cách nhấn Bao gồm dự toán của chi nhánh phụ thuộc, sau đó bỏ tích chọn để khai báo tiếp.
3.2. Để lập nhanh dự toán có thể sử dụng một trong các cách sau:

Sao chép dữ liệu cho các cột phía sau: Nếu dự toán của các tháng sau giống tháng trước.
Sao chép dữ liệu từ excel: Nếu đã có sẵn dự toán ngoài file excel và muốn copy từng dòng dự toán vào phần mềm. Xem hướng dẫn copy dữ liệu từ excel tại đây.

Nhập khẩu: Nếu đã có sẵn dự toán ngoài file excel và muốn nhập khẩu toàn bộ dự toán vào phần mềm. Cách nhập khẩu như sau:
- Mở dự toán và thiết lập đầy đủ các thông tin chung như Chi nhánh, Năm, Loại dự toán, cách lập dự toán doanh thu bán hàng…
- Nhấn Nhập khẩu, nhấn Tải tệp dữ liệu mẫu => Chương trình tải về tệp mẫu tương ứng với loại dự toán đã chọn.
- Nhập đầy đủ thông tin dự toán vào file tệp mẫu và nhập khẩu vào phần mềm. Cách nhập khẩu tương tự hướng dẫn tại đây.
Nhân bản: Nếu muốn tận dụng số liệu trên dự toán đã lập trước đó.

3.3. Có thể Thêm/xóa bớt chỉ tiêu trên dự toán gồm: Khoản mục chi phí, Nhóm VTHH hoặc Tài khoản doanh thu.