Bán hàng theo hợp đồng

Mục đích: Bài viết này hướng dẫn kế toán thực hiện đầy đủ nghiệp vụ bán hàng theo hợp đồng, đảm bảo ghi nhận doanh thu, giá vốn và các chứng từ liên quan đúng quy định.

Nội dung bài viết gồm: Hướng dẫn các bước lập hợp đồng, ghi nhận doanh thu, xuất hóa đơn, phiếu xuất kho và các lưu ý khi bán hàng theo hợp đồng trên phần mềm.

Phạm vi áp dụng: Dành cho kế toán, nhân viên kinh doanh và quản lý thực hiện bán hàng theo hợp đồng trên phần mềm kế toán.

Nợ TK 111, 131…            Tổng giá thanh toán

Có TK 511                  Doanh thu bán hàng

Có TK 3331                Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

Đồng thời phát sinh bút toán:

Nợ TK 632                  Giá vốn hàng bán

Có TK 155, 156…

Bước 1: Vào phân hệ Hợp đồng hoặc tab Hợp đồng bán, chọn chức năng Thêm.

• Khai báo thông tin chi tiết cho hợp đồng bán (VD: Số hợp đồng, ngày ký, khách hàng…) , sau đó nhấn Cất.

Lưu ý:

1. Nếu Hợp đồng này được sử dụng để tính giá thành (phương pháp tính giá thành theo hợp đồng), khi khai báo kế toán sẽ tích chọn vào thông tin Tính giá thành.

2. Kế toán cũng có thể thực hiện lập hợp đồng bán từ một đơn đặt hàng đã có.

Bước 2: Vào phân hệ Bán hàng/tab Bán hàng, chọn chức năng Thêm.

• Lựa chọn loại chứng từ cần lập là Bán hàng hóa, dịch vụ trong nước; Bán hàng xuất khẩu; Bán hàng đại lý bán đúng giá hoặc Bán hàng ủy thác xuất khẩu:
• Nhấn biểu tượng mũi tên, tích chọn Lập từ Hợp đồng bán.
• Chọn Hợp đồng cần lập chứng từ bán hàng bằng 1 trong 2 cách:
  • Cách 1: Nhấn biểu tượng mũi tên, chọn Hợp đồng cần lập Chứng từ bán hàng.

• • Cách 2: Chọn Hợp đồng trong danh sách tìm kiếm:
    • Nhấn biểu tượng kính lúp.
    • Thiết lập điều kiện tìm kiếm Hợp đồng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
    • Tích chọn các mặt hàng được bán theo hợp đồng, sau đó nhấn Đồng ý.

• Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin về khách hàng và các mặt hàng đã từ các hợp đồng đã chọn sang chứng từ bán hàng.
• Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ bán hàng là Chưa thu tiền hoặc Thu tiền ngay.

Lưu ý: Với phương thức Chưa thu tiền, có thể thiết lập Điều khoản thanh toán và theo dõi tình hình thanh toán công nợ với khách hàng theo điều khoản thanh toán.

• Kiểm tra thông tin khách hàng và hàng hóa được lấy từ hợp đồng bán sang => Kế toán có thể giữ nguyên thông tin như trên hợp đồng bán hoặc thay đổi lại (nếu cần).

Lưu ý: Trường hợp đơn vị muốn ghi nhận doanh thu nhiều lần cho 1 hợp đồng thì kế toán có thể sửa lại số lượng hàng bán lần này theo số lượng giao thực tế, sau đó có thể tiếp tục ghi nhận doanh thu cho số lượng còn lại của hợp đồng.

• Trường hợp bán hàng xuất luôn hóa đơn => Áp dụng đối với các chứng từ bán hàng khi lập có tích chọn thông tin Lập kèm hoá đơn. Để cấp hoá đơn cho chứng từ bán hàng, kế toán sẽ thực hiện như sau:
  • Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, Kế toán nhập trực tiếp thông tin hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Hóa đơn (trên tab Hóa đơn).
  • Nếu có sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, thực hiện theo hướng dẫn tại đây

• Trường hợp bán hàng không xuất luôn hóa đơn
  => Áp dụng đối với các chứng từ bán hàng khi lập không tích chọn thông tin Lập kèm hoá đơn. Khi cần cấp hoá đơn cho chứng từ bán hàng:
  • Chọn chứng từ bán hàng cần xuất hóa đơn trên tab Bán hàng.
  • Nhấn chuột phải, chọn Lập hóa đơn.
  • Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, Kế toán nhập trực tiếp thông tin hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Hóa đơn.
  • Nếu có sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, thực hiện theo hướng dẫn tại đây

Lưu ý: Nếu chứng từ bán hàng lựa chọn phương thức Thu tiền ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt hoặc chuyển khoản mà tự động sinh ra các chứng từ thu tiền tương ứng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.

Bước 3: Sau khi cất xong chứng từ bán hàng, nhấn chọn chức năng Lập phiếu xuất trên thanh công cụ.

• Kiểm tra và khai báo thông tin phiếu xuất kho, sau đó nhấn Cất, hệ thống sẽ tự động chuyển thông tin chứng từ xuất kho vừa lập sang tab Nhập, xuất kho của phân hệ Kho.

Lưu ý: 

1. Nếu khi lập chứng từ bán hàng có tích chọn Kiêm phiếu xuất kho thì kế toán sẽ không phải thực hiện bước này. Khi đó hệ thống sẽ tự động sinh chứng từ xuất kho hàng bán ngay sau khi chứng từ bán hàng được cất giữ.

2. Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi lập phiếu xuất kho, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu xuất kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ phiếu xuất kho vào sổ kho.